Ici on va découvrir les avantages de Google Document en tant qu'outil de traitement de texte, en lieu en place de Microsoft Word.
Nous nous mettons dans la situation d'un collaborateur de bureau d'étude, chargé de rédiger une spécification, à faire valider par le chef de projet.
La rédaction du document commence de manière assez habituelle. Taper du texte, mettre en forme, créer des titres, insérer une table des matières... Deux choses vont légèrement bousculer les habitudes : D'une part aucun bouton "Enregistrer" n'est accessible. En effet l'enregistrement est réalisé automatiquement et en continu par l'application. L'historique de toutes ces modifications est conservé, on peut revenir en arrière à tout moment, jusqu'à la création du document.
Une fois le contenu suffisamment rédigé, notre concepteur décide de mettre son chef de projet dans la boucle. Ici pas besoin d'envoyer un mail avec le document en pièce jointe. Par défaut, le document est à la création visible uniquement par son créateur. Celui ci, via un bouton "Partager", va pouvoir saisir l'adresse mail des collaborateurs a qui il veut donner accès, en lecture ou en modification. A la validation de ce partage, un mail est automatiquement envoyé avec le lien vers le document.
Le chef de projet a donc reçu une notification de partage de document. D'ailleurs si il accède à son espace "Google Document", il retrouvera ce document dans la liste des éléments partagés avec lui. Il ouvre le document d'un clic. Ici pas de lenteur à l'ouverture, car tout s'exécute dans le navigateur Web, pas de logiciel a lancer sur le poste. Le chef de projet parcours le document et y apporte quelques compléments minimes. Il peut compléter le document au moment même ou le rédacteur principal travaille dessus. Si jamais ils se retrouvaient au même endroit, ils s'en rendraient compte très simplement car le curseur de chacun est visible de tous. Chaque caractère tapé est instantanément visible de tous. De plus, un code couleur et un petit drapeau donnent l'identité de l'utilisateur actif à cet endroit du document.
Les commentaires des Google Documents
Une fonctionnalité apporte un véritable plus à l'aspect collaboratif des Google Documents. Il s'agit des commentaires. Le chef de projet peut sélectionner une portion de texte, et insérer un commentaire ou une question s'y rapportant. Le commentaire apparaît alors en colonne à droite du texte sélectionné. La saisie du commentaire va automatiquement déclencher l'envoi d'un mail au rédacteur principal ( Rassurez vous, cette fonction peut être désactivée ). Celui ci reçoit alors le texte du commentaire par mail. Si il répond directement au mail, la réponse est insérée dans le document, juste en dessous du commentaire initial ! La réponse pourra par exemple être rédigée depuis un smartphone, et ainsi sans effort, l'ensemble des contributions sont regroupées au niveau d'un document unique, automatiquement enregistré, sauvegardé et disponible. Si la réponse au commentaire convient, le chef de projet peut la valider. Dans ce cas le commentaire n'apparaît plus par défaut. Il est possible à tout moment de clôturer ou de rouvrir ces fils de discussion.
Une fois le document validé pour diffusion, on pour le télécharger au format pdf par exemple. Ou mieux, on pourra ajouter un Google group à la liste de partage en lecture du document. Tous les membres du Google Group auront accès en lecture au document. Le risque de consulter un document obsolète disparaît.
Google Document permet, en un clic, de créer un environnement de travail collaboratif, qui va bien au du simple outil de traitement de texte.
Les principaux avantages sont:
- Pas besoin de logiciel spécifique, adieu les problèmes de version de logiciel (.doc .docx ...)
- Maîtrise par l'utilisateur du partage du document : Accès en modification ou en lecture
- Un seul document existe. On arrive enfin à l'unicité des données, Graal tout système d'information. Plus aucun risque d'avoir un document obsolète entre les mains
- Enregistrement automatique
- Le suivi des modifications est systématique. On peut à tout moment revenir en arrière sur une version de document, jusqu'à la création de celui ci.
- Plusieurs collaborateurs peuvent modifier le document en même temps. Chacun voit qui fait quoi instantanément
- Les commentaires permettent de contribuer sans modifier le texte via des questions ou des remarques. Le système d'abonnement permet de répondre à un commentaire 'dans le contexte du document', directement depuis sa boîte mail. Par besoin d'ouvrir le document pour y insérer la réponse au bon endroit.
