Comment améliorer la productivité avec les Google Docs ?

Scénario 3. Rédaction et validation d'un document de spécifications avec Google Document

Ici on va découvrir les avantages de Google Document en tant qu'outil de traitement de texte, en lieu en place de Microsoft Word.

Nous nous mettons dans la situation d'un collaborateur de bureau d'étude, chargé de rédiger une spécification, à faire valider par le chef de projet.

La rédaction du document commence de manière assez habituelle. Taper du texte, mettre en forme, créer des titres, insérer une table des matières... Deux choses vont légèrement bousculer les habitudes : D'une part aucun bouton "Enregistrer" n'est accessible. En effet l'enregistrement est réalisé automatiquement et en continu par l'application. L'historique de toutes ces modifications est conservé, on peut revenir en arrière à tout moment, jusqu'à la création du document.

Une fois le contenu suffisamment rédigé, notre concepteur décide de mettre son chef de projet dans la boucle. Ici pas besoin d'envoyer un mail avec le document en pièce jointe. Par défaut, le document est à la création visible uniquement par son créateur. Celui ci, via un bouton "Partager", va pouvoir saisir l'adresse mail des collaborateurs a qui il veut donner accès, en lecture ou en modification. A la validation de ce partage, un mail est automatiquement envoyé avec le lien vers le document.

Le chef de projet a donc reçu une notification de partage de document. D'ailleurs si il accède à son espace "Google Document", il retrouvera ce document dans la liste des éléments partagés avec lui. Il ouvre le document d'un clic. Ici pas de lenteur à l'ouverture, car tout s'exécute dans le navigateur Web, pas de logiciel a lancer sur le poste. Le chef de projet parcours le document et y apporte quelques compléments minimes. Il peut compléter le document au moment même ou le rédacteur principal travaille dessus. Si jamais ils se retrouvaient au même endroit, ils s'en rendraient compte très simplement car le curseur de chacun est visible de tous. Chaque caractère tapé est instantanément visible de tous. De plus, un code couleur et un petit drapeau donnent l'identité de l'utilisateur actif à cet endroit du document.

Les commentaires des Google Documents
Une fonctionnalité apporte un véritable plus à l'aspect collaboratif des Google Documents. Il s'agit des commentaires. Le chef de projet peut sélectionner une portion de texte, et insérer un commentaire ou une question s'y rapportant. Le commentaire apparaît alors en colonne à droite du texte sélectionné. La saisie du commentaire va automatiquement déclencher l'envoi d'un mail au rédacteur principal ( Rassurez vous, cette fonction peut être désactivée ). Celui ci reçoit alors le texte du commentaire par mail. Si il répond directement au mail, la réponse est insérée dans le document, juste en dessous du commentaire initial ! La réponse pourra par exemple être rédigée depuis un smartphone, et ainsi sans effort, l'ensemble des contributions sont regroupées au niveau d'un document unique, automatiquement enregistré, sauvegardé et disponible. Si la réponse au commentaire convient, le chef de projet peut la valider. Dans ce cas le commentaire n'apparaît plus par défaut. Il est possible à tout moment de clôturer ou de rouvrir ces fils de discussion.

Une fois le document validé pour diffusion, on pour le télécharger au format pdf par exemple. Ou mieux, on pourra ajouter un Google group à la liste de partage en lecture du document. Tous les membres du Google Group auront accès en lecture au document. Le risque de consulter un document obsolète disparaît.

Google Document permet, en un clic, de créer un environnement de travail collaboratif, qui va bien au du simple outil de traitement de texte.

Les principaux avantages sont:

• Pas besoin de logiciel spécifique, adieu les problèmes de version de logiciel (.doc   .docx  ...)
• Maîtrise par l'utilisateur du partage du document : Accès en modification ou en lecture
• Un seul document existe. On arrive enfin  à l'unicité des données, Graal tout système d'information. Plus aucun risque d'avoir un document obsolète entre les mains
• Enregistrement automatique
• Le suivi des modifications est systématique. On peut à tout moment revenir en arrière sur une version de document, jusqu'à la création de celui ci.
• Plusieurs collaborateurs peuvent modifier le document en même temps. Chacun voit qui fait quoi instantanément
• Les commentaires permettent de contribuer sans modifier le texte via des questions ou des remarques. Le système d'abonnement permet de répondre à un commentaire 'dans le contexte du document', directement depuis sa boîte mail. Par besoin d'ouvrir le document pour y insérer la réponse au bon endroit.

Comment améliorer la productivité avec Google Presentation ?

Scénario 2. Préparation d'une présentation à La Direction Générale avec Google Présentation

Nous plongeons ici à la place des chefs de service chargés de réaliser une présentation à la direction générale. La réunion à lieu vendredi à 14h, et bien entendu les informations sont arrivées au dernier moment, même au tout dernier moment puisque les critères de consolidation budgétaires ont été modifiés - par la direction, la veille au soir.

Google Présentation permet à plusieurs collaborateurs de modifier le document en même temps. Chacun sur son slide ! L'intérêt est ici évident, il fait disparaître le traditionnel travail de récupération et de fusion des documents, avec les problèmes qui vont avec : Mauvaise version, charte graphique inadaptée, etc...

Scénario 2 bis. Préparation d'une présentation destinée à un client.
Ici notre consultant rédige son document, puis le partage avec le client pour relecture. Le client peut consulter le document, mais également y apporter des modifications. Lors de leur séance de relecture, les deux interlocuteurs savent que la version consultée est la bonne, que leurs modifications ont été prises en compte, et non pas égarées dans une nième version mise de coté par erreur. 

Conclusion
Les Google Présentation, les Googles Docs et les feuilles de calcul Google ouvrent des possibilités de travail collaboratif. Ces outils sont universels, car ils ne nécessitent pas de logiciel spécifique pour fonctionner. Ils permettent à un groupe de personnes de créer un contenu dans un même lieu, au même moment. Les sauvegardes automatiques ainsi que les versions permettent le contrôle de la cohérence de l'ensemble.

Comment améliorer la productivité avec les Google Docs

Cet article tente d'expliquer en quoi l'utilisation des Google Docs permet d'améliorer l'efficacité d'un projet. "Tenter" est le mot juste, tellement il est difficile de se projeter dans un usage inconnu jusqu'à présent.

Lors de nos fréquentes démonstrations des fonctions Google Apps, nous écoutons toujours avec intérêt les remarques de nos auditeurs. Une fois quelqu'un c'est exclamé "Mais il est impossible que deux personnes accèdent en même temps à un même document !". C'était avant de commencer...

Pour bien illustrer le propos, nous allons décrire trois scénarios d'utilisation typiques, chacun s'appuyant sur l'un des services Googles Docs.

Scénario 1. Revue de projet, Google spreadsheet (feuille de calcul Google)
Lors de toute revue de projet digne de ce nom, l'équipe passe en revue la liste des actions, pour en saisir de nouvelles, mettre à jour les anciennes, leur statut, le commentaire, etc... Il existe un nombre infini d'outils permettant de gérer ce type de liste. On en citera deux pour l'exemple, du plus simple et plus fréquent "Microsoft Excel", à un outil très puissant comme JIRA. Dans notre cas bien sûr nous allons utiliser une feuille de calcul Google. On pourra très simplement formater un onglet avec les fonctionnalités habituelles suivantes:

• Choisir le nom de chaque entête de colonne
• Définir une largeur adaptée pour chaque colonne, une police et une couleur de fond adaptée
• Mettre en place des liste de choix (statut Ouvert/Fermé/...   Responsables de l'action, ...)
• Définir des cellules de type date pour pouvoir d'un (double) clic choisir une nouvelle date dans un mini calendrier
• Réaliser une mise en forme conditionnelle pour griser par exemple les actions fermées

Une fois cela fait, nous allons ajouter un élément : Définir les paramètres de partage du document. Qui a accès ? Il suffit de saisir l'adresse email de chaque personne pour lui donner les accès en lecture ou en modification. Chacun reçoit alors un mail avec le lien vers le document partagé, dans notre cas une feuille de calcul Google. Pour les utilisateurs de Google Apps, on pourra utiliser des groupes d'utilisateurs (Google Group).

La revue de projet peut commencer
Supposons pour faire simple que tout le monde soit dans la même pièce. Que se passe t il si la liste d'actions est maintenue dans un fichier Excel ? Le rédacteur du jour (C'est qui aujourd'hui ?) doit tout d'abord partager son écran avec tout le monde, en le projetant au mur par exemple. Ensuite il réalise l'ensemble des saisies des informations données par les intervenants. Pendant ce temps les autres regardent faire. Avec une liste d'action gérée dans une feuille de calcul Google la logique est très différente:

• Plus besoin de partager l'écran de l'un avec tous les autres. Chacun se connecte directement sur le document.
• Tout le monde peut modifier le document en même temps.

Chacun voit ce que les autres font donc cela ne pose en vérité aucun problème. En effet chaque utilisateurs voit les cellules actuellement éditées par les autre personnes connectées au document. Il sait donc qu'il est inutile de modifier une cellule en cours de modification. Pour autant il peut modifier la cellule juste à coté, tant que cela a du sens ! Chaque cellule modifiée est instantanément actualisée pour l'ensemble des personnes connectées, aussi le document est "vivant", en évolution simultanée permanente. A l'usage cela est tout à fait redoutable. Une personne peut saisir une nouvelle action pendant qu'un autre corriger une faute d'orthographe, arrange une mise en forme, etc...

Une fois la séance finie
On pourra faire l'une des actions suivantes:

• Exporter le document au format .pdf pour le diffuser par mail par exemple à un client / fournisseur
• S'abonner aux modification du document, d'un onglet, ou même d'une zone de cellules, et choisir de recevoir une notification instantanée ou bien un résumé quotidien
• Un doute ? Une question sur ce qui a été dit il y a 3 semaines ? D'un clic on peut accéder à l'historique des modifications du document. Celui ci est exhaustif, basé sur l'heure d'enregistrement de la version et sur la personne qui l'a réalisée. On peut alors visualiser les étapes successives du document, avec une mise en évidence des modifications effectuées par rapport à la version précédente.

Une dernière remarque
Les feuilles de calcul Google n'ont pas de bouton "Sauvegarder". En effet Google se charge de tout enregistrer pour vous en permanence. Cela à l'énorme avantage de pouvoir revenir en arrière sur les dernières modifications à tout moment, jusqu'à la création de celui ci s'il le faut. Rappelez vous, avec Microsoft Excel, une fois le document enregistré, impossible de revenir en arrière, à moins d'avoir enregistré une nouvelle version du document...

En conclusion, les feuilles de calcul Google permettent à une équipe projet de collaborer en même temps sur un même document. Chacun voit ce que les autres font.

Une métaphore pour bien comprendre
Imaginez une pièce avec 4 murs blancs, une équipe de 4 peintres avec chacun un pot de peinture bleu, vert, jaune, rouge. L'objectif du projet est de peindre les 4 murs dans 4 couleurs différentes.

• Avec Microsoft Excel, chaque peintre rentre dans la pièce, ferme la porte à clé, et fait son travail, et ainsi de suite, pendant que les autre attendent.
• Avec Google spreadsheet, les 4 peintres rentrent en même temps dans la pièce et chacun fait son travail sans gêner les autres. De plus, le plafond est vitré et le public peut voir le travail avancer. Pour finir, on peut revenir en arrière, et remettre les murs en blanc, en deux clics...

Oubliez les versions successives d'un même document, oubliez les fichier verrouillés par un utilisateur parti en vacances, bienvenue dans l'univers Google de la collaboration.