Lors de nos fréquentes démonstrations des fonctions Google Apps, nous écoutons toujours avec intérêt les remarques de nos auditeurs. Une fois quelqu'un c'est exclamé "Mais il est impossible que deux personnes accèdent en même temps à un même document !". C'était avant de commencer...
Pour bien illustrer le propos, nous allons décrire trois scénarios d'utilisation typiques, chacun s'appuyant sur l'un des services Googles Docs.
Scénario 1. Revue de projet, Google spreadsheet (feuille de calcul Google)
Lors de toute revue de projet digne de ce nom, l'équipe passe en revue la liste des actions, pour en saisir de nouvelles, mettre à jour les anciennes, leur statut, le commentaire, etc... Il existe un nombre infini d'outils permettant de gérer ce type de liste. On en citera deux pour l'exemple, du plus simple et plus fréquent "Microsoft Excel", à un outil très puissant comme JIRA. Dans notre cas bien sûr nous allons utiliser une feuille de calcul Google. On pourra très simplement formater un onglet avec les fonctionnalités habituelles suivantes:
- Choisir le nom de chaque entête de colonne
- Définir une largeur adaptée pour chaque colonne, une police et une couleur de fond adaptée
- Mettre en place des liste de choix (statut Ouvert/Fermé/... Responsables de l'action, ...)
- Définir des cellules de type date pour pouvoir d'un (double) clic choisir une nouvelle date dans un mini calendrier
- Réaliser une mise en forme conditionnelle pour griser par exemple les actions fermées
Une fois cela fait, nous allons ajouter un élément : Définir les paramètres de partage du document. Qui a accès ? Il suffit de saisir l'adresse email de chaque personne pour lui donner les accès en lecture ou en modification. Chacun reçoit alors un mail avec le lien vers le document partagé, dans notre cas une feuille de calcul Google. Pour les utilisateurs de Google Apps, on pourra utiliser des groupes d'utilisateurs (Google Group).
La revue de projet peut commencer
Supposons pour faire simple que tout le monde soit dans la même pièce. Que se passe t il si la liste d'actions est maintenue dans un fichier Excel ? Le rédacteur du jour (C'est qui aujourd'hui ?) doit tout d'abord partager son écran avec tout le monde, en le projetant au mur par exemple. Ensuite il réalise l'ensemble des saisies des informations données par les intervenants. Pendant ce temps les autres regardent faire. Avec une liste d'action gérée dans une feuille de calcul Google la logique est très différente:
- Plus besoin de partager l'écran de l'un avec tous les autres. Chacun se connecte directement sur le document.
- Tout le monde peut modifier le document en même temps.
Chacun voit ce que les autres font donc cela ne pose en vérité aucun problème. En effet chaque utilisateurs voit les cellules actuellement éditées par les autre personnes connectées au document. Il sait donc qu'il est inutile de modifier une cellule en cours de modification. Pour autant il peut modifier la cellule juste à coté, tant que cela a du sens ! Chaque cellule modifiée est instantanément actualisée pour l'ensemble des personnes connectées, aussi le document est "vivant", en évolution simultanée permanente. A l'usage cela est tout à fait redoutable. Une personne peut saisir une nouvelle action pendant qu'un autre corriger une faute d'orthographe, arrange une mise en forme, etc...
Une fois la séance finie
On pourra faire l'une des actions suivantes:
- Exporter le document au format .pdf pour le diffuser par mail par exemple à un client / fournisseur
- S'abonner aux modification du document, d'un onglet, ou même d'une zone de cellules, et choisir de recevoir une notification instantanée ou bien un résumé quotidien
- Un doute ? Une question sur ce qui a été dit il y a 3 semaines ? D'un clic on peut accéder à l'historique des modifications du document. Celui ci est exhaustif, basé sur l'heure d'enregistrement de la version et sur la personne qui l'a réalisée. On peut alors visualiser les étapes successives du document, avec une mise en évidence des modifications effectuées par rapport à la version précédente.
Une dernière remarque
Les feuilles de calcul Google n'ont pas de bouton "Sauvegarder". En effet Google se charge de tout enregistrer pour vous en permanence. Cela à l'énorme avantage de pouvoir revenir en arrière sur les dernières modifications à tout moment, jusqu'à la création de celui ci s'il le faut. Rappelez vous, avec Microsoft Excel, une fois le document enregistré, impossible de revenir en arrière, à moins d'avoir enregistré une nouvelle version du document...
En conclusion, les feuilles de calcul Google permettent à une équipe projet de collaborer en même temps sur un même document. Chacun voit ce que les autres font.
Une métaphore pour bien comprendre
Imaginez une pièce avec 4 murs blancs, une équipe de 4 peintres avec chacun un pot de peinture bleu, vert, jaune, rouge. L'objectif du projet est de peindre les 4 murs dans 4 couleurs différentes.
- Avec Microsoft Excel, chaque peintre rentre dans la pièce, ferme la porte à clé, et fait son travail, et ainsi de suite, pendant que les autre attendent.
- Avec Google spreadsheet, les 4 peintres rentrent en même temps dans la pièce et chacun fait son travail sans gêner les autres. De plus, le plafond est vitré et le public peut voir le travail avancer. Pour finir, on peut revenir en arrière, et remettre les murs en blanc, en deux clics...
Oubliez les versions successives d'un même document, oubliez les fichier verrouillés par un utilisateur parti en vacances, bienvenue dans l'univers Google de la collaboration.
