Pourquoi la nouvelle interface GMail nous plaît

Depuis quelques semaines nous travaillons avec la nouvelle interface GMail, et voici pourquoi nous l'apprécions.


Elle est belle

Travailler est une chose, travailler avec dans un environnement valorisant en est une autre. Combien de temps passons nous devant notre boîte aux lettres chaque jour ? Sûrement un peu trop...   Les nouveaux thèmes GMail sont magnifiquement déclinés sur la boîte aux lettres, il y en a pour tous les goûts, du plus simple au plus chaotique. Certains thèmes se mettent à jour automatiquement en fonction du lieu, de l'heure, et de la météo. Nous déployons GMail dans les entreprises, nous avons donc l'occasion de voir de nombreuses boîtes mails. Nous pouvons vous confirmer que le thème "Galets" connaît un grand succès

Elle est simple et claire

L'un des savoir faire de Google est de proposer le juste nombre de fonctionnalités, de ne pas noyer l'utilisateur sous des masses de menus et sous menus inutiles. Et surtout les fonctions proposées fonctionnent toujours vite et de la manière attendue. Le nouveau design met en avant les actions les plus utiles, en fonction du contexte.

On peut la personnaliser

Le contrôle de l'affichage des libellés, le contrôle de la position du Chat, les thèmes, les gadgets complémentaires (volets d'aperçu rapide, aperçu rapide, contrôle de la densité d'affichage), permettent à chacun d'adapter son outil de travail à son besoin.

GMail est un outil à la fois simple et puissant, il a maintenant un design à la hauteur de ses fonctionnalités.


Comment tester

Depuis votre interface GMail, regardez en bas à droite : Un lien "Nouvelle interface" apparaît. En cliquant dessus, une petit vidéo vous démontre les avantages. Si vous êtes perdus, pas de panique, il est toujours possible de revenir en arrière.

Les statistiques d'utilisation d'un domaine Google Apps

Les Google Apps viennent de mettre à disposition dans leur panneau d'administration de nouveaux outils permettant une analyse simple et rapide de l'usage des différentes services Google Apps. Vous trouverez ci dessous quelques copies d'écran représentatives.

Activité Mail

Le nombre de boîtes mails ayant été utilisées selon différents critères de périodes. La courbe bleue montre le nombre total de comptes ouverts. Ce graphique permet d'un coup d'oeil de savoir si le bon équilibre entre les comptes réellement utilisés et les compte achetés est respecté.

Occupation des boîtes mail

Les boîtes aux lettres sont elles proches de la saturation ? Nous constatons en moyenne 1 Go par utilisateur et par an de mails à stocker. Les 25Go de Google Apps Business Edition donnent donc 25 ans à chaque utilisateur... Cependant il n'est pas rare que certains profils commerciaux aient un usage beaucoup plus intensif.

Utilisation des différents services Google Apps

Un indicateur objectif de l'appropriation des services Google Calendar, Google Docs et Google Sites, par les utilisateurs. Les échanges que nous avons avec nos clients démontrent qu'il faut du temps pour que les utilisateurs découvrent, comprennent, et exploitent progressivement tout le potentiel de ces solutions de collaboration.

Les types de documents utilisés
Les Feuilles de calcul Google ont souvent un grand succès car on voit rapidement l'intérêt de partager une liste de tâches dans une équipe. L'utilisation d'une spreadsheet est beaucoup plus efficace que par exemple un fichier Excel mis à disposition sur un serveur partagé. Pourquoi ? Parce que on peut modifier le document à plusieurs en même temps, parce que qu'on peut accéder et modifier le document en quelques secondes même depuis un smartphone.

Documents visualisés
C'est bien de partager de l'information, c'est mieux de savoir si elle est utilisée...

Pour aller plus loin, on devra mettre en place Google Analytics, qui permet une analyse fine du trafic.

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Automatiser les process avec Google Apps

Google Apps permet un déploiement rapide et fiable de la messagerie, nos clients sont là pour en témoigner au quotidien. Mais les outils collaboratifs inclus dans le package Apps permettent d'aller beaucoup plus loin. Cet article a pour objectif de présenter quelques processus métiers qui ont pu être automatisés rapidement en exploitant tout le potentiel des Googles Site, Google Docs, Google Calendar, Google Apps Script, Google App Engine et RunMyProcess.


Quelques réalisations 2010 - 2011

Facturation

• Mettre en place une base client (Google Spreadsheet)
• Automatiser la création des factures avec les fonctions suivantes
• Création d'une nouvelle facture à partir d'un Template de présentation et de calcul
• Informations récupérées de la base clients
• Gestion d'un identifiant spécifique utilisable par le logiciel comptable
• Alimentation d'un listing des factures émises avec toutes les informations utile, liens, etc...
• Export au format pdf pour envoi

Validation des factures

• Mettre en place un workflow de validation des factures fournisseurs. Une société de Facility Management doit gérer un volume important de factures, une question importante et de savoir quelles factures doivent être payées ou pas

• Mise en place d'un workflow de validation s'appuyant sur RunMyProcess.
• Gestion des références (clients, services) dans des bases Google Docs
• Suivi et Reporting via un Google Site et les outils de reporting natifs de RunMyProcess

Système de pilotage projet structuré
(Google Apps, scripts, Google Chart), pour un organisme de formation national.

• Dans un délai de 6 semaines, mise en place pour un périmètre de 300 utilisateurs d'un système de pilotage complet.
• Gestion documentaire
• Intranet Collaboratif
• Indicateurs d'avancement (prévision, réalisé, prévision, statut, tendance, commentaire
• Listes d'actions, risques, points durs
• système de saisie d'activité
• Tableau de bord structuré et dynamique : Présentation synthétique des données de détail récoltées sur le portail : consolidation des objectifs, réalisés et prévisions. Le tableau de bord est mis à jour automatiquement. Il présente des graphiques élaborés et des liens vers les données de détail.
• L'historique du tableau de bord est conservé et accessible par l'ensemble des utilisateurs

Préparation de la paye
Google Calendar, Google Script

• Une chaîne de magasins gère le temps de présence des vendeurs via des Google Calendar. Un script automatique la récolte des informations dispersées en vue de la préparation de la paye mensuelle.

Emission et validation des demandes d'achat - interface avec l'intranet
Google Docs, Google App Engine, RunMyProcess , Google Site

• Créer une interface automatique entre l'ERP et Google Apps, pour récupérer les données à jour : liste des fournisseurs, liste des références articles (l'interface s'appuie sur Google App Engine)
• Réalisation d'une interface de saisie des demandes d'achat
• Réalisation d'un workflow complexe, paramétrable permettant l'appobation des Demandes d'Achat émises
• Les DA émises sont automatiquement envoyées vers l'ERP via un composant Google App Engine.

Emission et validation des investissements
Google Docs, RunMyProcess

• Réaliser une interface composée de tableau de valeurs avec calcul dynamique
• Workflow de validation

Monitoring des mails

• Réaliser un composant Web capable de réceptionner des mails, et de générer un reporting automatiquement en fonction du contenu des mails.

Tous ces travaux ont été réalisés  dans des technologies 100% en mode SaaS (Google Apps, Google App Engine, RunMyProcess), sur la base de configurations, de développements javascripts et de développement java/python (App Engine).

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La gestion des formulaires et workflows avec RunMyProcess

Cet article présente les possibilités offertes par le logiciel RunMyProcess pour gérer des formulaires et workflows spécifiques en mode SaaS, en intégration forte avec votre domaine Google Apps.

RunMyProcess est un éditeur Parisien qui propose une solution 100% SaaS de BPM (Business Process Management), soit une suite logicielle complète permettant de créer des formulaires sur mesures, et d'y brancher sur des workflows correspondant au processus de travail de l'entreprise. Quelques exemples typiques:

• Un formulaire de demande d'achat
• Un formulaire de validation des demandes de déplacement
• Un formulaire de demande de congés
• Un formulaire d'ouverture de tickets pour les clients ou usagers d'un service

Pour traiter tout de suite la question "combien cela coûte t il ", RunMyProcess est facturé 30€ par utilisateur et par an.

Intégration au système d'information

RunMyProcess étant en mode SaaS, on peut se demander comment faire pour gérer l'intégration au système d'information, avec par exemple les thèmes suivants:

• Single Sign On
• Utiliser une liste de fournisseurs à jour
• Utiliser une liste de références articles à jour
• Récupérer sur l'ERP interne l'ensemble des données validées par le workflow
• Utiliser une liste de client à jour

A cette question il y a deux réponses, selon le lieu de stockage des données :

• RunMyProcess propose des centaines de connecteurs pré configurés qui permettent de récupérer ou de mettre à jour sans développement des informations dans différents systèmes SaaS, par exempe Google Apps, Atlassian, Amazon, ...
• Nous avons développé un composant logiciel permettant le dialogue entre un serveur FTP et les données de RunMyProcess, ce qui évite toute complication technique du coté de l'intranet (pas de serveur Web à maintenir).

Le Back Office de RunMyProcess s'appuie fondamentalement sur deux interfaces de travail:

• Une outil de création de formulaire: Sélection des objets par glisser/déplacer (zone html, liste de choix, saisie libre, champ calculé, pièces jointes, etc...). Sur chaque objet une zone de configuration permet de définir les propriétés attendues: par exemple s'appuyer sur une liste de choix du référentiel ou générer un ID unique pour le formulaire.
• Un outil de création de workflow (norme BPMN) permettant de créer des workflows dynamiques et paramétrables, du plus simple au plus complexe, sans la moindre ligne de code.

Exemple de formulaire et de workflow

Exemple de Workflow

Les connecteurs avec Google Apps étant complets, il est facile de réaliser des formulaires spécifiques s'appuyant sur les données Google Apps, puis mettant à jour des données dans Google Apps. Par exemple faire un workflow de validation documentaire qui permette d'uploader un document puis de la mettre en pièce jointe dans un Google Site.

L'avantage de RunMyProcess par rapport à une solution de développement traditionnelle est un gain de temps considérable, mais également une facilité de maintenance, puisqu'on reste à un niveau de configuration et de javascript.

Au final, on pourrait dire que l'ensemble Google Apps + RunMyProcess adresse en mode SaaS, pour un coût très limité, un périmètre fonctionnel équivalent à la messagerie Lotus + les bases Lotus Domino.

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