Comment améliorer la productivité avec les Google Docs ?

Scénario 3. Rédaction et validation d'un document de spécifications avec Google Document

Ici on va découvrir les avantages de Google Document en tant qu'outil de traitement de texte, en lieu en place de Microsoft Word.

Nous nous mettons dans la situation d'un collaborateur de bureau d'étude, chargé de rédiger une spécification, à faire valider par le chef de projet.

La rédaction du document commence de manière assez habituelle. Taper du texte, mettre en forme, créer des titres, insérer une table des matières... Deux choses vont légèrement bousculer les habitudes : D'une part aucun bouton "Enregistrer" n'est accessible. En effet l'enregistrement est réalisé automatiquement et en continu par l'application. L'historique de toutes ces modifications est conservé, on peut revenir en arrière à tout moment, jusqu'à la création du document.

Une fois le contenu suffisamment rédigé, notre concepteur décide de mettre son chef de projet dans la boucle. Ici pas besoin d'envoyer un mail avec le document en pièce jointe. Par défaut, le document est à la création visible uniquement par son créateur. Celui ci, via un bouton "Partager", va pouvoir saisir l'adresse mail des collaborateurs a qui il veut donner accès, en lecture ou en modification. A la validation de ce partage, un mail est automatiquement envoyé avec le lien vers le document.

Le chef de projet a donc reçu une notification de partage de document. D'ailleurs si il accède à son espace "Google Document", il retrouvera ce document dans la liste des éléments partagés avec lui. Il ouvre le document d'un clic. Ici pas de lenteur à l'ouverture, car tout s'exécute dans le navigateur Web, pas de logiciel a lancer sur le poste. Le chef de projet parcours le document et y apporte quelques compléments minimes. Il peut compléter le document au moment même ou le rédacteur principal travaille dessus. Si jamais ils se retrouvaient au même endroit, ils s'en rendraient compte très simplement car le curseur de chacun est visible de tous. Chaque caractère tapé est instantanément visible de tous. De plus, un code couleur et un petit drapeau donnent l'identité de l'utilisateur actif à cet endroit du document.

Les commentaires des Google Documents
Une fonctionnalité apporte un véritable plus à l'aspect collaboratif des Google Documents. Il s'agit des commentaires. Le chef de projet peut sélectionner une portion de texte, et insérer un commentaire ou une question s'y rapportant. Le commentaire apparaît alors en colonne à droite du texte sélectionné. La saisie du commentaire va automatiquement déclencher l'envoi d'un mail au rédacteur principal ( Rassurez vous, cette fonction peut être désactivée ). Celui ci reçoit alors le texte du commentaire par mail. Si il répond directement au mail, la réponse est insérée dans le document, juste en dessous du commentaire initial ! La réponse pourra par exemple être rédigée depuis un smartphone, et ainsi sans effort, l'ensemble des contributions sont regroupées au niveau d'un document unique, automatiquement enregistré, sauvegardé et disponible. Si la réponse au commentaire convient, le chef de projet peut la valider. Dans ce cas le commentaire n'apparaît plus par défaut. Il est possible à tout moment de clôturer ou de rouvrir ces fils de discussion.

Une fois le document validé pour diffusion, on pour le télécharger au format pdf par exemple. Ou mieux, on pourra ajouter un Google group à la liste de partage en lecture du document. Tous les membres du Google Group auront accès en lecture au document. Le risque de consulter un document obsolète disparaît.

Google Document permet, en un clic, de créer un environnement de travail collaboratif, qui va bien au du simple outil de traitement de texte.

Les principaux avantages sont:

• Pas besoin de logiciel spécifique, adieu les problèmes de version de logiciel (.doc   .docx  ...)
• Maîtrise par l'utilisateur du partage du document : Accès en modification ou en lecture
• Un seul document existe. On arrive enfin  à l'unicité des données, Graal tout système d'information. Plus aucun risque d'avoir un document obsolète entre les mains
• Enregistrement automatique
• Le suivi des modifications est systématique. On peut à tout moment revenir en arrière sur une version de document, jusqu'à la création de celui ci.
• Plusieurs collaborateurs peuvent modifier le document en même temps. Chacun voit qui fait quoi instantanément
• Les commentaires permettent de contribuer sans modifier le texte via des questions ou des remarques. Le système d'abonnement permet de répondre à un commentaire 'dans le contexte du document', directement depuis sa boîte mail. Par besoin d'ouvrir le document pour y insérer la réponse au bon endroit.

Comment améliorer la productivité avec Google Presentation ?

Scénario 2. Préparation d'une présentation à La Direction Générale avec Google Présentation

Nous plongeons ici à la place des chefs de service chargés de réaliser une présentation à la direction générale. La réunion à lieu vendredi à 14h, et bien entendu les informations sont arrivées au dernier moment, même au tout dernier moment puisque les critères de consolidation budgétaires ont été modifiés - par la direction, la veille au soir.

Google Présentation permet à plusieurs collaborateurs de modifier le document en même temps. Chacun sur son slide ! L'intérêt est ici évident, il fait disparaître le traditionnel travail de récupération et de fusion des documents, avec les problèmes qui vont avec : Mauvaise version, charte graphique inadaptée, etc...

Scénario 2 bis. Préparation d'une présentation destinée à un client.
Ici notre consultant rédige son document, puis le partage avec le client pour relecture. Le client peut consulter le document, mais également y apporter des modifications. Lors de leur séance de relecture, les deux interlocuteurs savent que la version consultée est la bonne, que leurs modifications ont été prises en compte, et non pas égarées dans une nième version mise de coté par erreur. 

Conclusion
Les Google Présentation, les Googles Docs et les feuilles de calcul Google ouvrent des possibilités de travail collaboratif. Ces outils sont universels, car ils ne nécessitent pas de logiciel spécifique pour fonctionner. Ils permettent à un groupe de personnes de créer un contenu dans un même lieu, au même moment. Les sauvegardes automatiques ainsi que les versions permettent le contrôle de la cohérence de l'ensemble.

Comment améliorer la productivité avec les Google Docs

Cet article tente d'expliquer en quoi l'utilisation des Google Docs permet d'améliorer l'efficacité d'un projet. "Tenter" est le mot juste, tellement il est difficile de se projeter dans un usage inconnu jusqu'à présent.

Lors de nos fréquentes démonstrations des fonctions Google Apps, nous écoutons toujours avec intérêt les remarques de nos auditeurs. Une fois quelqu'un c'est exclamé "Mais il est impossible que deux personnes accèdent en même temps à un même document !". C'était avant de commencer...

Pour bien illustrer le propos, nous allons décrire trois scénarios d'utilisation typiques, chacun s'appuyant sur l'un des services Googles Docs.

Scénario 1. Revue de projet, Google spreadsheet (feuille de calcul Google)
Lors de toute revue de projet digne de ce nom, l'équipe passe en revue la liste des actions, pour en saisir de nouvelles, mettre à jour les anciennes, leur statut, le commentaire, etc... Il existe un nombre infini d'outils permettant de gérer ce type de liste. On en citera deux pour l'exemple, du plus simple et plus fréquent "Microsoft Excel", à un outil très puissant comme JIRA. Dans notre cas bien sûr nous allons utiliser une feuille de calcul Google. On pourra très simplement formater un onglet avec les fonctionnalités habituelles suivantes:

• Choisir le nom de chaque entête de colonne
• Définir une largeur adaptée pour chaque colonne, une police et une couleur de fond adaptée
• Mettre en place des liste de choix (statut Ouvert/Fermé/...   Responsables de l'action, ...)
• Définir des cellules de type date pour pouvoir d'un (double) clic choisir une nouvelle date dans un mini calendrier
• Réaliser une mise en forme conditionnelle pour griser par exemple les actions fermées

Une fois cela fait, nous allons ajouter un élément : Définir les paramètres de partage du document. Qui a accès ? Il suffit de saisir l'adresse email de chaque personne pour lui donner les accès en lecture ou en modification. Chacun reçoit alors un mail avec le lien vers le document partagé, dans notre cas une feuille de calcul Google. Pour les utilisateurs de Google Apps, on pourra utiliser des groupes d'utilisateurs (Google Group).

La revue de projet peut commencer
Supposons pour faire simple que tout le monde soit dans la même pièce. Que se passe t il si la liste d'actions est maintenue dans un fichier Excel ? Le rédacteur du jour (C'est qui aujourd'hui ?) doit tout d'abord partager son écran avec tout le monde, en le projetant au mur par exemple. Ensuite il réalise l'ensemble des saisies des informations données par les intervenants. Pendant ce temps les autres regardent faire. Avec une liste d'action gérée dans une feuille de calcul Google la logique est très différente:

• Plus besoin de partager l'écran de l'un avec tous les autres. Chacun se connecte directement sur le document.
• Tout le monde peut modifier le document en même temps.

Chacun voit ce que les autres font donc cela ne pose en vérité aucun problème. En effet chaque utilisateurs voit les cellules actuellement éditées par les autre personnes connectées au document. Il sait donc qu'il est inutile de modifier une cellule en cours de modification. Pour autant il peut modifier la cellule juste à coté, tant que cela a du sens ! Chaque cellule modifiée est instantanément actualisée pour l'ensemble des personnes connectées, aussi le document est "vivant", en évolution simultanée permanente. A l'usage cela est tout à fait redoutable. Une personne peut saisir une nouvelle action pendant qu'un autre corriger une faute d'orthographe, arrange une mise en forme, etc...

Une fois la séance finie
On pourra faire l'une des actions suivantes:

• Exporter le document au format .pdf pour le diffuser par mail par exemple à un client / fournisseur
• S'abonner aux modification du document, d'un onglet, ou même d'une zone de cellules, et choisir de recevoir une notification instantanée ou bien un résumé quotidien
• Un doute ? Une question sur ce qui a été dit il y a 3 semaines ? D'un clic on peut accéder à l'historique des modifications du document. Celui ci est exhaustif, basé sur l'heure d'enregistrement de la version et sur la personne qui l'a réalisée. On peut alors visualiser les étapes successives du document, avec une mise en évidence des modifications effectuées par rapport à la version précédente.

Une dernière remarque
Les feuilles de calcul Google n'ont pas de bouton "Sauvegarder". En effet Google se charge de tout enregistrer pour vous en permanence. Cela à l'énorme avantage de pouvoir revenir en arrière sur les dernières modifications à tout moment, jusqu'à la création de celui ci s'il le faut. Rappelez vous, avec Microsoft Excel, une fois le document enregistré, impossible de revenir en arrière, à moins d'avoir enregistré une nouvelle version du document...

En conclusion, les feuilles de calcul Google permettent à une équipe projet de collaborer en même temps sur un même document. Chacun voit ce que les autres font.

Une métaphore pour bien comprendre
Imaginez une pièce avec 4 murs blancs, une équipe de 4 peintres avec chacun un pot de peinture bleu, vert, jaune, rouge. L'objectif du projet est de peindre les 4 murs dans 4 couleurs différentes.

• Avec Microsoft Excel, chaque peintre rentre dans la pièce, ferme la porte à clé, et fait son travail, et ainsi de suite, pendant que les autre attendent.
• Avec Google spreadsheet, les 4 peintres rentrent en même temps dans la pièce et chacun fait son travail sans gêner les autres. De plus, le plafond est vitré et le public peut voir le travai avancer. Pour finir, on peut revenir en arrière, et remettre les murs en blanc, en deux clics...

Oubliez les versions successives d'un même document, oubliez les fichier verrouillés par un utilisateur parti en vacances, bienvenue dans l'univers Google de la collaboration.

Pourquoi la nouvelle interface GMail nous plaît

Depuis quelques semaines nous travaillons avec la nouvelle interface GMail, et voici pourquoi nous l'apprécions.


Elle est belle

Travailler est une chose, travailler avec dans un environnement valorisant en est une autre. Combien de temps passons nous devant notre boîte aux lettres chaque jour ? Sûrement un peu trop...   Les nouveaux thèmes GMail sont magnifiquement déclinés sur la boîte aux lettres, il y en a pour tous les goûts, du plus simple au plus chaotique. Certains thèmes se mettent à jour automatiquement en fonction du lieu, de l'heure, et de la météo. Nous déployons GMail dans les entreprises, nous avons donc l'occasion de voir de nombreuses boîtes mails. Nous pouvons vous confirmer que le thème "Galets" connaît un grand succès

Elle est simple et claire

L'un des savoir faire de Google est de proposer le juste nombre de fonctionnalités, de ne pas noyer l'utilisateur sous des masses de menus et sous menus inutiles. Et surtout les fonctions proposées fonctionnent toujours vite et de la manière attendue. Le nouveau design met en avant les actions les plus utiles, en fonction du contexte.

On peut la personnaliser

Le contrôle de l'affichage des libellés, le contrôle de la position du Chat, les thèmes, les gadgets complémentaires (volets d'aperçu rapide, aperçu rapide, contrôle de la densité d'affichage), permettent à chacun d'adapter son outil de travail à son besoin.

GMail est un outil à la fois simple et puissant, il a maintenant un design à la hauteur de ses fonctionnalités.


Comment tester

Depuis votre interface GMail, regardez en bas à droite : Un lien "Nouvelle interface" apparaît. En cliquant dessus, une petit vidéo vous démontre les avantages. Si vous êtes perdus, pas de panique, il est toujours possible de revenir en arrière.

Les statistiques d'utilisation d'un domaine Google Apps

Les Google Apps viennent de mettre à disposition dans leur panneau d'administration de nouveaux outils permettant une analyse simple et rapide de l'usage des différentes services Google Apps. Vous trouverez ci dessous quelques copies d'écran représentatives.

Activité Mail

Le nombre de boîtes mails ayant été utilisées selon différents critères de périodes. La courbe bleue montre le nombre total de comptes ouverts. Ce graphique permet d'un coup d'oeil de savoir si le bon équilibre entre les comptes réellement utilisés et les compte achetés est respecté.

Occupation des boîtes mail

Les boîtes aux lettres sont elles proches de la saturation ? Nous constatons en moyenne 1 Go par utilisateur et par an de mails à stocker. Les 25Go de Google Apps Business Edition donnent donc 25 ans à chaque utilisateur... Cependant il n'est pas rare que certains profils commerciaux aient un usage beaucoup plus intensif.

Utilisation des différents services Google Apps

Un indicateur objectif de l'appropriation des services Google Calendar, Google Docs et Google Sites, par les utilisateurs. Les échanges que nous avons avec nos clients démontrent qu'il faut du temps pour que les utilisateurs découvrent, comprennent, et exploitent progressivement tout le potentiel de ces solutions de collaboration.

Les types de documents utilisés
Les Feuilles de calcul Google ont souvent un grand succès car on voit rapidement l'intérêt de partager une liste de tâches dans une équipe. L'utilisation d'une spreadsheet est beaucoup plus efficace que par exemple un fichier Excel mis à disposition sur un serveur partagé. Pourquoi ? Parce que on peut modifier le document à plusieurs en même temps, parce que qu'on peut accéder et modifier le document en quelques secondes même depuis un smartphone.

Documents visualisés
C'est bien de partager de l'information, c'est mieux de savoir si elle est utilisée...

Pour aller plus loin, on devra mettre en place Google Analytics, qui permet une analyse fine du trafic.

• Automatiser les process avec RunMyProcess et Google Apps
• RunMyProcess pour créer formulaires et workflows
• Le premier calendrier collaboratif pour Google Apps
• La petite évolution qui change tout: Revenir sur un formulaire pour en modifier le contenu
• Ajoutez des graphiques dynamiques dans votre intranet
• Intégrer Google Apps au poste bureautique
• Les contacts partagé

Automatiser les process avec Google Apps

Google Apps permet un déploiement rapide et fiable de la messagerie, nos clients sont là pour en témoigner au quotidien. Mais les outils collaboratifs inclus dans le package Apps permettent d'aller beaucoup plus loin. Cet article a pour objectif de présenter quelques processus métiers qui ont pu être automatisés rapidement en exploitant tout le potentiel des Googles Site, Google Docs, Google Calendar, Google Apps Script, Google App Engine et RunMyProcess.


Quelques réalisations 2010 - 2011

Facturation

• Mettre en place une base client (Google Spreadsheet)
• Automatiser la création des factures avec les fonctions suivantes
• Création d'une nouvelle facture à partir d'un Template de présentation et de calcul
• Informations récupérées de la base clients
• Gestion d'un identifiant spécifique utilisable par le logiciel comptable
• Alimentation d'un listing des factures émises avec toutes les informations utile, liens, etc...
• Export au format pdf pour envoi

Validation des factures

• Mettre en place un workflow de validation des factures fournisseurs. Une société de Facility Management doit gérer un volume important de factures, une question importante et de savoir quelles factures doivent être payées ou pas

• Mise en place d'un workflow de validation s'appuyant sur RunMyProcess.
• Gestion des références (clients, services) dans des bases Google Docs
• Suivi et Reporting via un Google Site et les outils de reporting natifs de RunMyProcess

Système de pilotage projet structuré
(Google Apps, scripts, Google Chart), pour un organisme de formation national.

• Dans un délai de 6 semaines, mise en place pour un périmètre de 300 utilisateurs d'un système de pilotage complet.
• Gestion documentaire
• Intranet Collaboratif
• Indicateurs d'avancement (prévision, réalisé, prévision, statut, tendance, commentaire
• Listes d'actions, risques, points durs
• système de saisie d'activité
• Tableau de bord structuré et dynamique : Présentation synthétique des données de détail récoltées sur le portail : consolidation des objectifs, réalisés et prévisions. Le tableau de bord est mis à jour automatiquement. Il présente des graphiques élaborés et des liens vers les données de détail.
• L'historique du tableau de bord est conservé et accessible par l'ensemble des utilisateurs

Préparation de la paye
Google Calendar, Google Script

• Une chaîne de magasins gère le temps de présence des vendeurs via des Google Calendar. Un script automatique la récolte des informations dispersées en vue de la préparation de la paye mensuelle.

Emission et validation des demandes d'achat - interface avec l'intranet
Google Docs, Google App Engine, RunMyProcess , Google Site

• Créer une interface automatique entre l'ERP et Google Apps, pour récupérer les données à jour : liste des fournisseurs, liste des références articles (l'interface s'appuie sur Google App Engine)
• Réalisation d'une interface de saisie des demandes d'achat
• Réalisation d'un workflow complexe, paramétrable permettant l'appobation des Demandes d'Achat émises
• Les DA émises sont automatiquement envoyées vers l'ERP via un composant Google App Engine.

Emission et validation des investissements
Google Docs, RunMyProcess

• Réaliser une interface composée de tableau de valeurs avec calcul dynamique
• Workflow de validation

Monitoring des mails

• Réaliser un composant Web capable de réceptionner des mails, et de générer un reporting automatiquement en fonction du contenu des mails.

Tous ces travaux ont été réalisés  dans des technologies 100% en mode SaaS (Google Apps, Google App Engine, RunMyProcess), sur la base de configurations, de développements javascripts et de développement java/python (App Engine).

• Google Apps avec Infomaniak
• RunMyProcess pour créer formulaires et workflows
• Le premier calendrier collaboratif pour Google Apps
• La petite évolution qui change tout: Revenir sur un formulaire pour en modifier le contenu
• Ajoutez des graphiques dynamiques dans votre intranet
• Intégrer Google Apps au poste bureautique
• Les contacts partagé

La gestion des formulaires et workflows avec RunMyProcess

Cet article présente les possibilités offertes par le logiciel RunMyProcess pour gérer des formulaires et workflows spécifiques en mode SaaS, en intégration forte avec votre domaine Google Apps.

RunMyProcess est un éditeur Parisien qui propose une solution 100% SaaS de BPM (Business Process Management), soit une suite logicielle complète permettant de créer des formulaires sur mesures, et d'y brancher sur des workflows correspondant au processus de travail de l'entreprise. Quelques exemples typiques:

• Un formulaire de demande d'achat
• Un formulaire de validation des demandes de déplacement
• Un formulaire de demande de congés
• Un formulaire d'ouverture de tickets pour les clients ou usagers d'un service

Pour traiter tout de suite la question "combien cela coûte t il ", RunMyProcess est facturé 30€ par utilisateur et par an.

Intégration au système d'information

RunMyProcess étant en mode SaaS, on peut se demander comment faire pour gérer l'intégration au système d'information, avec par exemple les thèmes suivants:

• Single Sign On
• Utiliser une liste de fournisseurs à jour
• Utiliser une liste de références articles à jour
• Récupérer sur l'ERP interne l'ensemble des données validées par le workflow
• Utiliser une liste de client à jour

A cette question il y a deux réponses, selon le lieu de stockage des données :

• RunMyProcess propose des centaines de connecteurs pré configurés qui permettent de récupérer ou de mettre à jour sans développement des informations dans différents systèmes SaaS, par exempe Google Apps, Atlassian, Amazon, ...
• Nous avons développé un composant logiciel permettant le dialogue entre un serveur FTP et les données de RunMyProcess, ce qui évite toute complication technique du coté de l'intranet (pas de serveur Web à maintenir).

Le Back Office de RunMyProcess s'appuie fondamentalement sur deux interfaces de travail:

• Une outil de création de formulaire: Sélection des objets par glisser/déplacer (zone html, liste de choix, saisie libre, champ calculé, pièces jointes, etc...). Sur chaque objet une zone de configuration permet de définir les propriétés attendues: par exemple s'appuyer sur une liste de choix du référentiel ou générer un ID unique pour le formulaire.
• Un outil de création de workflow (norme BPMN) permettant de créer des workflows dynamiques et paramétrables, du plus simple au plus complexe, sans la moindre ligne de code.

Exemple de formulaire et de workflow

Exemple de Workflow

Les connecteurs avec Google Apps étant complets, il est facile de réaliser des formulaires spécifiques s'appuyant sur les données Google Apps, puis mettant à jour des données dans Google Apps. Par exemple faire un workflow de validation documentaire qui permette d'uploader un document puis de la mettre en pièce jointe dans un Google Site.

L'avantage de RunMyProcess par rapport à une solution de développement traditionnelle est un gain de temps considérable, mais également une facilité de maintenance, puisqu'on reste à un niveau de configuration et de javascript.

Au final, on pourrait dire que l'ensemble Google Apps + RunMyProcess adresse en mode SaaS, pour un coût très limité, un périmètre fonctionnel équivalent à la messagerie Lotus + les bases Lotus Domino.

• Google Apps avec Infomaniak
• Le premier calendrier collaboratif pour Google Apps
• La petite évolution qui change tout: Revenir sur un formulaire pour en modifier le contenu
• Ajoutez des graphiques dynamiques dans votre intranet
• Intégrer Google Apps au poste bureautique
• Les contacts partagé