dimanche 9 janvier 2011

La gestion des formulaires et workflows avec RunMyProcess

Cet article présente les possibilités offertes par le logiciel RunMyProcess pour gérer des formulaires et workflows spécifiques en mode SaaS, en intégration forte avec votre domaine Google Apps.

RunMyProcess est un éditeur Parisien qui propose une solution 100% SaaS de BPM (Business Process Management), soit une suite logicielle complète permettant de créer des formulaires sur mesures, et d'y brancher sur des workflows correspondant au processus de travail de l'entreprise. Quelques exemples typiques:
  • Un formulaire de demande d'achat
  • Un formulaire de validation des demandes de déplacement
  • Un formulaire de demande de congés
  • Un formulaire d'ouverture de tickets pour les clients ou usagers d'un service
Pour traiter tout de suite la question "combien cela coûte t il ", RunMyProcess est facturé 30€ par utilisateur et par an.

Intégration au système d'information
RunMyProcess étant en mode SaaS, on peut se demander comment faire pour gérer l'intégration au système d'information, avec par exemple les thèmes suivants:
  • Single Sign On
  • Utiliser une liste de fournisseurs à jour
  • Utiliser une liste de références articles à jour
  • Récupérer sur l'ERP interne l'ensemble des données validées par le workflow
  • Utiliser une liste de client à jour
A cette question il y a deux réponses, selon le lieu de stockage des données :
  • RunMyProcess propose des centaines de connecteurs pré configurés qui permettent de récupérer ou de mettre à jour sans développement des informations dans différents systèmes SaaS, par exempe Google Apps, Atlassian, Amazon, ...
  • Nous avons développé un composant logiciel permettant le dialogue entre un serveur FTP et les données de RunMyProcess, ce qui évite toute complication technique du coté de l'intranet (pas de serveur Web à maintenir).

Le Back Office de RunMyProcess s'appuie fondamentalement sur deux interfaces de travail:
  • Une outil de création de formulaire: Sélection des objets par glisser/déplacer (zone html, liste de choix, saisie libre, champ calculé, pièces jointes, etc...). Sur chaque objet une zone de configuration permet de définir les propriétés attendues: par exemple s'appuyer sur une liste de choix du référentiel ou générer un ID unique pour le formulaire.
  • Un outil de création de workflow (norme BPMN) permettant de créer des workflows dynamiques et paramétrables, du plus simple au plus complexe, sans la moindre ligne de code.

Exemple de formulaire et de workflow




Exemple de Workflow

Les connecteurs avec Google Apps étant complets, il est facile de réaliser des formulaires spécifiques s'appuyant sur les données Google Apps, puis mettant à jour des données dans Google Apps. Par exemple faire un workflow de validation documentaire qui permette d'uploader un document puis de la mettre en pièce jointe dans un Google Site.

L'avantage de RunMyProcess par rapport à une solution de développement traditionnelle est un gain de temps considérable, mais également une facilité de maintenance, puisqu'on reste à un niveau de configuration et de javascript.

Au final, on pourrait dire que l'ensemble Google Apps + RunMyProcess adresse en mode SaaS, pour un coût très limité, un périmètre fonctionnel équivalent à la messagerie Lotus + les bases Lotus Domino.