Automatiser les process avec Google Apps

Google Apps permet un déploiement rapide et fiable de la messagerie, nos clients sont là pour en témoigner au quotidien. Mais les outils collaboratifs inclus dans le package Apps permettent d'aller beaucoup plus loin. Cet article a pour objectif de présenter quelques processus métiers qui ont pu être automatisés rapidement en exploitant tout le potentiel des Googles Site, Google Docs, Google Calendar, Google Apps Script, Google App Engine et RunMyProcess.


Quelques réalisations 2010 - 2011

Facturation

• Mettre en place une base client (Google Spreadsheet)
• Automatiser la création des factures avec les fonctions suivantes
• Création d'une nouvelle facture à partir d'un Template de présentation et de calcul
• Informations récupérées de la base clients
• Gestion d'un identifiant spécifique utilisable par le logiciel comptable
• Alimentation d'un listing des factures émises avec toutes les informations utile, liens, etc...
• Export au format pdf pour envoi

Validation des factures

• Mettre en place un workflow de validation des factures fournisseurs. Une société de Facility Management doit gérer un volume important de factures, une question importante et de savoir quelles factures doivent être payées ou pas

• Mise en place d'un workflow de validation s'appuyant sur RunMyProcess.
• Gestion des références (clients, services) dans des bases Google Docs
• Suivi et Reporting via un Google Site et les outils de reporting natifs de RunMyProcess

Système de pilotage projet structuré
(Google Apps, scripts, Google Chart), pour un organisme de formation national.

• Dans un délai de 6 semaines, mise en place pour un périmètre de 300 utilisateurs d'un système de pilotage complet.
• Gestion documentaire
• Intranet Collaboratif
• Indicateurs d'avancement (prévision, réalisé, prévision, statut, tendance, commentaire
• Listes d'actions, risques, points durs
• système de saisie d'activité
• Tableau de bord structuré et dynamique : Présentation synthétique des données de détail récoltées sur le portail : consolidation des objectifs, réalisés et prévisions. Le tableau de bord est mis à jour automatiquement. Il présente des graphiques élaborés et des liens vers les données de détail.
• L'historique du tableau de bord est conservé et accessible par l'ensemble des utilisateurs

Préparation de la paye
Google Calendar, Google Script

• Une chaîne de magasins gère le temps de présence des vendeurs via des Google Calendar. Un script automatique la récolte des informations dispersées en vue de la préparation de la paye mensuelle.

Emission et validation des demandes d'achat - interface avec l'intranet
Google Docs, Google App Engine, RunMyProcess , Google Site

• Créer une interface automatique entre l'ERP et Google Apps, pour récupérer les données à jour : liste des fournisseurs, liste des références articles (l'interface s'appuie sur Google App Engine)
• Réalisation d'une interface de saisie des demandes d'achat
• Réalisation d'un workflow complexe, paramétrable permettant l'appobation des Demandes d'Achat émises
• Les DA émises sont automatiquement envoyées vers l'ERP via un composant Google App Engine.

Emission et validation des investissements
Google Docs, RunMyProcess

• Réaliser une interface composée de tableau de valeurs avec calcul dynamique
• Workflow de validation

Monitoring des mails

• Réaliser un composant Web capable de réceptionner des mails, et de générer un reporting automatiquement en fonction du contenu des mails.

Tous ces travaux ont été réalisés  dans des technologies 100% en mode SaaS (Google Apps, Google App Engine, RunMyProcess), sur la base de configurations, de développements javascripts et de développement java/python (App Engine).

• www.ogys.fr