La mise en oeuvre est en trois étapes:
- Créer la structure de l'organisation, qui se présente sous la forme d'une arborescence. On pourra par exemple créer une organisation par site géographique, ou bien par nature d'activité.
- Déplacer les utilisateurs vers telle ou telle organisation, ou sous - organisation
- Pour chaque organisation, décider des services qui doivent être actifs ou pas
La liste des services qui sont contrôlés via cette fonctionnalités est la suivante:
- Contacts
- GMail
- Google Calendar
- Google Docs
- Google Groups
- Google Sites
- Google Talk
- Video
Cette nouvelle possibilité rendra plus simple l'administration dans les domaines comportant un grand nombre d'utilisateurs. Actuellement pour un domaine comportant plus d'une centaine de comptes mails, la navigation reste assez sommaire. Le fait de répartir ces utilisateurs par organisation permettra la visualisation et la bonne gestion des comptes.
Par ailleurs la gestion des services par organisation augmente le contrôle de l'administrateur sur les fonctions ouvertes ou non aux collaborateurs : Cela améliore la sécurité, en cloisonnant si besoin les différents pans des données Google Apps selon des critères géographiques, d'activité, etc...
- Par exemple décider qui a droit d'accès à l'intranet (Google Sites). Les fonctions de partage des Google Sites permettent bien de gérer les accès à chaque site, mais la nature "systématique" du contrôle de l'accès à ce service apporte une garantie utile.
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