Le premier avantage, évident, est qu'il n'y a plus de montée de version à gérer. Quand une nouvelle fonction est livrée, est l'est en toute compatibilité avec les fonctions et données déjà existantes dans le domaine Google Apps. Pour les organisations de taille importante, il sera nécessaire de mettre en place un processus capable de définir, parmi les dernières fonctions mises à disposition, lesquelles doivent être ouvertes à l'ensemble des utilisateurs. En effet le fait que l'on utilise une application en mode SaaS ne doit pas vouloir dire que l'on perd le contrôle : Les fonctions d'administration des Google Apps permettent d'exercer ce contrôle.
Mais ceci n'est un gain que pour le département "IT". Il y a quelque chose de beaucoup plus intéressant, et cette fois ce sont bien les utilisateurs qui sont gagnants : L'évolution continue des fonctionnalités Google Apps, permet la découverte progressive du logiciel. Les utilisateurs intéressés, peuvent être abonnés aux Google Apps Update Alerts, et ainsi recevoir chaque semaine (parfois chaque jour...), un mail présentant les dernières fonctions mises à disposition. Ce mode de diffusion de l'information permet à chacun de découvrir de nouveaux potentiels, de creuse des sujets, à son rythme. En quelque sorte on est dans un logique complètement opposée à la traditionnelle documentation de 250 pages et de la formation sur site de 4 jours.
Ces dernières semaines ont été un festival de nouveauté. Il y a un peu de tout, des petites et des grandes fonctions, mais c'est bien cela qui fait la richesse de ce flux d'information continue : Pas trop de classification - toujours restrictive - une continuité d'information, des liens vers les articles en ligne, des forums, et le tour est joué. Quelques exemples de nouveautés récentes ( 8 Mails d'alerte reçus depuis le 1er Mai)
- Pour l'administrateur : rendre un utilisateur invisible dans les contacts partagés
- Copier un onglet d'une feuille de calcul Google à une autre
- Google Calendar Connector for Lotus Notes: Pour gérer les disponibilités des personnes aussi bien depuis Lotus Notes que depuis Google Calendar
- Amélioration de l'outil Google Drawing Editor.
- Interopérabilité améliorée pour les Google Apps Scripts : JDBC, invocation d'un script depuis une page Web
- Mise à disposition de Google Wave au sein de Google Apps
- Nouvelle charte graphique pour Google Calendar, homogène avec les autres services
- Feuilles de calcul Google spreadsheet: Tri; mise en surbrillance des cellules référencées dans une formule
- 24 nouveaux thèmes graphiques pour les formulaires
- Google Docs: Caractères spéciaux, Dictionnaire, commentaires améliorés
Encore une fois, il est possible pour chaque organisation d'activer ou pas les nouvelles fonctionnalités, comme par exemple Google Wave. Il est possible pour chaque utilisateur d'utiliser ou pas les nouvelles fonctionnalités des Google Docs, Google Spreadsheet. Au final, l'utilisateur progresse au rythme de l'application, sans rupture, sans inquiétude particulière, car les fonctions sot livrées par petites touches et l'on s'y habitue donc naturellement.
Les formations peuvent être utile en fonction du profil des utilisateurs. Chez Ogys, notre spécialité, c'est de convaincre les utilisateur d'adopter GMail à la place de Microsoft Outlook ! Comment nous y prenons nous ? Tout simplement en présentant les fonctions basiques de l'outil, en mettant en avant la productivité qui s'en dégage. Démonstration à l'appui "Vous constaterez que les performances du système sont excellentes", cela fonctionne presque à tout les coups. Un deuxième conseil : Ne jamais présenter GMail comme une obligation, mais plutôt comme une alternative. En moyenne il faut 6 mois à un utilisateur pour se rendre compte que Microsoft Outlook ne lui sert plus à rien.
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