Ogys - Performance et Simplicité du SI

Comment améliorer la productivité avec les Google Docs ?

2012-01-20T21:57:00.000-08:00

Scénario 3. Rédaction et validation d'un document de spécifications avec Google Document

Ici on va découvrir les avantages de Google Document en tant qu'outil de traitement de texte, en lieu en place de Microsoft Word.

Nous nous mettons dans la situation d'un collaborateur de bureau d'étude, chargé de rédiger une spécification, à faire valider par le chef de projet.

La rédaction du document commence de manière assez habituelle. Taper du texte, mettre en forme, créer des titres, insérer une table des matières... Deux choses vont légèrement bousculer les habitudes : D'une part aucun bouton "Enregistrer" n'est accessible. En effet l'enregistrement est réalisé automatiquement et en continu par l'application. L'historique de toutes ces modifications est conservé, on peut revenir en arrière à tout moment, jusqu'à la création du document.

Une fois le contenu suffisamment rédigé, notre concepteur décide de mettre son chef de projet dans la boucle. Ici pas besoin d'envoyer un mail avec le document en pièce jointe. Par défaut, le document est à la création visible uniquement par son créateur. Celui ci, via un bouton "Partager", va pouvoir saisir l'adresse mail des collaborateurs a qui il veut donner accès, en lecture ou en modification. A la validation de ce partage, un mail est automatiquement envoyé avec le lien vers le document.

Le chef de projet a donc reçu une notification de partage de document. D'ailleurs si il accède à son espace "Google Document", il retrouvera ce document dans la liste des éléments partagés avec lui. Il ouvre le document d'un clic. Ici pas de lenteur à l'ouverture, car tout s'exécute dans le navigateur Web, pas de logiciel a lancer sur le poste. Le chef de projet parcours le document et y apporte quelques compléments minimes. Il peut compléter le document au moment même ou le rédacteur principal travaille dessus. Si jamais ils se retrouvaient au même endroit, ils s'en rendraient compte très simplement car le curseur de chacun est visible de tous. Chaque caractère tapé est instantanément visible de tous. De plus, un code couleur et un petit drapeau donnent l'identité de l'utilisateur actif à cet endroit du document.

Les commentaires des Google Documents
Une fonctionnalité apporte un véritable plus à l'aspect collaboratif des Google Documents. Il s'agit des commentaires. Le chef de projet peut sélectionner une portion de texte, et insérer un commentaire ou une question s'y rapportant. Le commentaire apparaît alors en colonne à droite du texte sélectionné. La saisie du commentaire va automatiquement déclencher l'envoi d'un mail au rédacteur principal ( Rassurez vous, cette fonction peut être désactivée ). Celui ci reçoit alors le texte du commentaire par mail. Si il répond directement au mail, la réponse est insérée dans le document, juste en dessous du commentaire initial ! La réponse pourra par exemple être rédigée depuis un smartphone, et ainsi sans effort, l'ensemble des contributions sont regroupées au niveau d'un document unique, automatiquement enregistré, sauvegardé et disponible. Si la réponse au commentaire convient, le chef de projet peut la valider. Dans ce cas le commentaire n'apparaît plus par défaut. Il est possible à tout moment de clôturer ou de rouvrir ces fils de discussion.

Une fois le document validé pour diffusion, on pour le télécharger au format pdf par exemple. Ou mieux, on pourra ajouter un Google group à la liste de partage en lecture du document. Tous les membres du Google Group auront accès en lecture au document. Le risque de consulter un document obsolète disparaît.

Google Document permet, en un clic, de créer un environnement de travail collaboratif, qui va bien au du simple outil de traitement de texte.

Les principaux avantages sont:

Pas besoin de logiciel spécifique, adieu les problèmes de version de logiciel (.doc .docx ...)
Maîtrise par l'utilisateur du partage du document : Accès en modification ou en lecture
Un seul document existe. On arrive enfin à l'unicité des données, Graal tout système d'information. Plus aucun risque d'avoir un document obsolète entre les mains
Enregistrement automatique
Le suivi des modifications est systématique. On peut à tout moment revenir en arrière sur une version de document, jusqu'à la création de celui ci.
Plusieurs collaborateurs peuvent modifier le document en même temps. Chacun voit qui fait quoi instantanément
Les commentaires permettent de contribuer sans modifier le texte via des questions ou des remarques. Le système d'abonnement permet de répondre à un commentaire 'dans le contexte du document', directement depuis sa boîte mail. Par besoin d'ouvrir le document pour y insérer la réponse au bon endroit.

Comment améliorer la productivité avec Google Presentation ?

2012-01-20T21:55:00.000-08:00

Scénario 2. Préparation d'une présentation à La Direction Générale avec Google Présentation

Nous plongeons ici à la place des chefs de service chargés de réaliser une présentation à la direction générale. La réunion à lieu vendredi à 14h, et bien entendu les informations sont arrivées au dernier moment, même au tout dernier moment puisque les critères de consolidation budgétaires ont été modifiés - par la direction, la veille au soir.

Google Présentation permet à plusieurs collaborateurs de modifier le document en même temps. Chacun sur son slide ! L'intérêt est ici évident, il fait disparaître le traditionnel travail de récupération et de fusion des documents, avec les problèmes qui vont avec : Mauvaise version, charte graphique inadaptée, etc...

Scénario 2 bis. Préparation d'une présentation destinée à un client.
Ici notre consultant rédige son document, puis le partage avec le client pour relecture. Le client peut consulter le document, mais également y apporter des modifications. Lors de leur séance de relecture, les deux interlocuteurs savent que la version consultée est la bonne, que leurs modifications ont été prises en compte, et non pas égarées dans une nième version mise de coté par erreur.

Conclusion
Les Google Présentation, les Googles Docs et les feuilles de calcul Google ouvrent des possibilités de travail collaboratif. Ces outils sont universels, car ils ne nécessitent pas de logiciel spécifique pour fonctionner. Ils permettent à un groupe de personnes de créer un contenu dans un même lieu, au même moment. Les sauvegardes automatiques ainsi que les versions permettent le contrôle de la cohérence de l'ensemble.

Comment améliorer la productivité avec les Google Docs

2012-01-13T06:22:00.000-08:00

Cet article tente d'expliquer en quoi l'utilisation des Google Docs permet d'améliorer l'efficacité d'un projet. "Tenter" est le mot juste, tellement il est difficile de se projeter dans un usage inconnu jusqu'à présent.

Lors de nos fréquentes démonstrations des fonctions Google Apps, nous écoutons toujours avec intérêt les remarques de nos auditeurs. Une fois quelqu'un c'est exclamé "Mais il est impossible que deux personnes accèdent en même temps à un même document !". C'était avant de commencer...

Pour bien illustrer le propos, nous allons décrire trois scénarios d'utilisation typiques, chacun s'appuyant sur l'un des services Googles Docs.

Scénario 1. Revue de projet, Google spreadsheet (feuille de calcul Google)
Lors de toute revue de projet digne de ce nom, l'équipe passe en revue la liste des actions, pour en saisir de nouvelles, mettre à jour les anciennes, leur statut, le commentaire, etc... Il existe un nombre infini d'outils permettant de gérer ce type de liste. On en citera deux pour l'exemple, du plus simple et plus fréquent "Microsoft Excel", à un outil très puissant comme JIRA. Dans notre cas bien sûr nous allons utiliser une feuille de calcul Google. On pourra très simplement formater un onglet avec les fonctionnalités habituelles suivantes:

Choisir le nom de chaque entête de colonne
Définir une largeur adaptée pour chaque colonne, une police et une couleur de fond adaptée
Mettre en place des liste de choix (statut Ouvert/Fermé/... Responsables de l'action, ...)
Définir des cellules de type date pour pouvoir d'un (double) clic choisir une nouvelle date dans un mini calendrier
Réaliser une mise en forme conditionnelle pour griser par exemple les actions fermées

Une fois cela fait, nous allons ajouter un élément : Définir les paramètres de partage du document. Qui a accès ? Il suffit de saisir l'adresse email de chaque personne pour lui donner les accès en lecture ou en modification. Chacun reçoit alors un mail avec le lien vers le document partagé, dans notre cas une feuille de calcul Google. Pour les utilisateurs de Google Apps, on pourra utiliser des groupes d'utilisateurs (Google Group).

La revue de projet peut commencer
Supposons pour faire simple que tout le monde soit dans la même pièce. Que se passe t il si la liste d'actions est maintenue dans un fichier Excel ? Le rédacteur du jour (C'est qui aujourd'hui ?) doit tout d'abord partager son écran avec tout le monde, en le projetant au mur par exemple. Ensuite il réalise l'ensemble des saisies des informations données par les intervenants. Pendant ce temps les autres regardent faire. Avec une liste d'action gérée dans une feuille de calcul Google la logique est très différente:

Plus besoin de partager l'écran de l'un avec tous les autres. Chacun se connecte directement sur le document.
Tout le monde peut modifier le document en même temps.

Chacun voit ce que les autres font donc cela ne pose en vérité aucun problème. En effet chaque utilisateurs voit les cellules actuellement éditées par les autre personnes connectées au document. Il sait donc qu'il est inutile de modifier une cellule en cours de modification. Pour autant il peut modifier la cellule juste à coté, tant que cela a du sens ! Chaque cellule modifiée est instantanément actualisée pour l'ensemble des personnes connectées, aussi le document est "vivant", en évolution simultanée permanente. A l'usage cela est tout à fait redoutable. Une personne peut saisir une nouvelle action pendant qu'un autre corriger une faute d'orthographe, arrange une mise en forme, etc...

Une fois la séance finie
On pourra faire l'une des actions suivantes:

Exporter le document au format .pdf pour le diffuser par mail par exemple à un client / fournisseur
S'abonner aux modification du document, d'un onglet, ou même d'une zone de cellules, et choisir de recevoir une notification instantanée ou bien un résumé quotidien
Un doute ? Une question sur ce qui a été dit il y a 3 semaines ? D'un clic on peut accéder à l'historique des modifications du document. Celui ci est exhaustif, basé sur l'heure d'enregistrement de la version et sur la personne qui l'a réalisée. On peut alors visualiser les étapes successives du document, avec une mise en évidence des modifications effectuées par rapport à la version précédente.

Une dernière remarque
Les feuilles de calcul Google n'ont pas de bouton "Sauvegarder". En effet Google se charge de tout enregistrer pour vous en permanence. Cela à l'énorme avantage de pouvoir revenir en arrière sur les dernières modifications à tout moment, jusqu'à la création de celui ci s'il le faut. Rappelez vous, avec Microsoft Excel, une fois le document enregistré, impossible de revenir en arrière, à moins d'avoir enregistré une nouvelle version du document...

En conclusion, les feuilles de calcul Google permettent à une équipe projet de collaborer en même temps sur un même document. Chacun voit ce que les autres font.

Une métaphore pour bien comprendre
Imaginez une pièce avec 4 murs blancs, une équipe de 4 peintres avec chacun un pot de peinture bleu, vert, jaune, rouge. L'objectif du projet est de peindre les 4 murs dans 4 couleurs différentes.

Avec Microsoft Excel, chaque peintre rentre dans la pièce, ferme la porte à clé, et fait son travail, et ainsi de suite, pendant que les autre attendent.
Avec Google spreadsheet, les 4 peintres rentrent en même temps dans la pièce et chacun fait son travail sans gêner les autres. De plus, le plafond est vitré et le public peut voir le travai avancer. Pour finir, on peut revenir en arrière, et remettre les murs en blanc, en deux clics...

Oubliez les versions successives d'un même document, oubliez les fichier verrouillés par un utilisateur parti en vacances, bienvenue dans l'univers Google de la collaboration.

Pourquoi la nouvelle interface GMail nous plaît

2011-11-18T08:17:00.000-08:00

Depuis quelques semaines nous travaillons avec la nouvelle interface GMail, et voici pourquoi nous l'apprécions.

Elle est belle

Travailler est une chose, travailler avec dans un environnement valorisant en est une autre. Combien de temps passons nous devant notre boîte aux lettres chaque jour ? Sûrement un peu trop... Les nouveaux thèmes GMail sont magnifiquement déclinés sur la boîte aux lettres, il y en a pour tous les goûts, du plus simple au plus chaotique. Certains thèmes se mettent à jour automatiquement en fonction du lieu, de l'heure, et de la météo. Nous déployons GMail dans les entreprises, nous avons donc l'occasion de voir de nombreuses boîtes mails. Nous pouvons vous confirmer que le thème "Galets" connaît un grand succès

Elle est simple et claire

L'un des savoir faire de Google est de proposer le juste nombre de fonctionnalités, de ne pas noyer l'utilisateur sous des masses de menus et sous menus inutiles. Et surtout les fonctions proposées fonctionnent toujours vite et de la manière attendue. Le nouveau design met en avant les actions les plus utiles, en fonction du contexte.

On peut la personnaliser

Le contrôle de l'affichage des libellés, le contrôle de la position du Chat, les thèmes, les gadgets complémentaires (volets d'aperçu rapide, aperçu rapide, contrôle de la densité d'affichage), permettent à chacun d'adapter son outil de travail à son besoin.

GMail est un outil à la fois simple et puissant, il a maintenant un design à la hauteur de ses fonctionnalités.

Comment tester

Depuis votre interface GMail, regardez en bas à droite : Un lien "Nouvelle interface" apparaît. En cliquant dessus, une petit vidéo vous démontre les avantages. Si vous êtes perdus, pas de panique, il est toujours possible de revenir en arrière.

Les statistiques d'utilisation d'un domaine Google Apps

2011-03-10T02:20:00.000-08:00

Les Google Apps viennent de mettre à disposition dans leur panneau d'administration de nouveaux outils permettant une analyse simple et rapide de l'usage des différentes services Google Apps. Vous trouverez ci dessous quelques copies d'écran représentatives.

Activité Mail

Le nombre de boîtes mails ayant été utilisées selon différents critères de périodes. La courbe bleue montre le nombre total de comptes ouverts. Ce graphique permet d'un coup d'oeil de savoir si le bon équilibre entre les comptes réellement utilisés et les compte achetés est respecté.

Occupation des boîtes mail

Les boîtes aux lettres sont elles proches de la saturation ? Nous constatons en moyenne 1 Go par utilisateur et par an de mails à stocker. Les 25Go de Google Apps Business Edition donnent donc 25 ans à chaque utilisateur... Cependant il n'est pas rare que certains profils commerciaux aient un usage beaucoup plus intensif.

Utilisation des différents services Google Apps

Un indicateur objectif de l'appropriation des services Google Calendar, Google Docs et Google Sites, par les utilisateurs. Les échanges que nous avons avec nos clients démontrent qu'il faut du temps pour que les utilisateurs découvrent, comprennent, et exploitent progressivement tout le potentiel de ces solutions de collaboration.

Les types de documents utilisés
Les Feuilles de calcul Google ont souvent un grand succès car on voit rapidement l'intérêt de partager une liste de tâches dans une équipe. L'utilisation d'une spreadsheet est beaucoup plus efficace que par exemple un fichier Excel mis à disposition sur un serveur partagé. Pourquoi ? Parce que on peut modifier le document à plusieurs en même temps, parce que qu'on peut accéder et modifier le document en quelques secondes même depuis un smartphone.

Documents visualisés
C'est bien de partager de l'information, c'est mieux de savoir si elle est utilisée...

Pour aller plus loin, on devra mettre en place Google Analytics, qui permet une analyse fine du trafic.

Le premier calendrier collaboratif pour Google Apps
La petite évolution qui change tout: Revenir sur un formulaire pour en modifier le contenu
Ajoutez des graphiques dynamiques dans votre intranet
Intégrer Google Apps au poste bureautique
Les contacts partagé

Automatiser les process avec Google Apps

2011-02-14T02:59:00.000-08:00

Google Apps permet un déploiement rapide et fiable de la messagerie, nos clients sont là pour en témoigner au quotidien. Mais les outils collaboratifs inclus dans le package Apps permettent d'aller beaucoup plus loin. Cet article a pour objectif de présenter quelques processus métiers qui ont pu être automatisés rapidement en exploitant tout le potentiel des Googles Site, Google Docs, Google Calendar, Google Apps Script, Google App Engine et RunMyProcess.

Quelques réalisations 2010 - 2011

Facturation

Mettre en place une base client (Google Spreadsheet)
Automatiser la création des factures avec les fonctions suivantes

Création d'une nouvelle facture à partir d'un Template de présentation et de calcul
Informations récupérées de la base clients
Gestion d'un identifiant spécifique utilisable par le logiciel comptable
Alimentation d'un listing des factures émises avec toutes les informations utile, liens, etc...
Export au format pdf pour envoi

Validation des factures

Mettre en place un workflow de validation des factures fournisseurs. Une société de Facility Management doit gérer un volume important de factures, une question importante et de savoir quelles factures doivent être payées ou pas

Mise en place d'un workflow de validation s'appuyant sur RunMyProcess.
Gestion des références (clients, services) dans des bases Google Docs
Suivi et Reporting via un Google Site et les outils de reporting natifs de RunMyProcess

Système de pilotage projet structuré
(Google Apps, scripts, Google Chart), pour un organisme de formation national.

Dans un délai de 6 semaines, mise en place pour un périmètre de 300 utilisateurs d'un système de pilotage complet.

Gestion documentaire
Intranet Collaboratif
Indicateurs d'avancement (prévision, réalisé, prévision, statut, tendance, commentaire
Listes d'actions, risques, points durs
système de saisie d'activité
Tableau de bord structuré et dynamique : Présentation synthétique des données de détail récoltées sur le portail : consolidation des objectifs, réalisés et prévisions. Le tableau de bord est mis à jour automatiquement. Il présente des graphiques élaborés et des liens vers les données de détail.
L'historique du tableau de bord est conservé et accessible par l'ensemble des utilisateurs

Préparation de la paye
Google Calendar, Google Script

Une chaîne de magasins gère le temps de présence des vendeurs via des Google Calendar. Un script automatique la récolte des informations dispersées en vue de la préparation de la paye mensuelle.

Emission et validation des demandes d'achat - interface avec l'intranet
Google Docs, Google App Engine, RunMyProcess , Google Site

Créer une interface automatique entre l'ERP et Google Apps, pour récupérer les données à jour : liste des fournisseurs, liste des références articles (l'interface s'appuie sur Google App Engine)
Réalisation d'une interface de saisie des demandes d'achat
Réalisation d'un workflow complexe, paramétrable permettant l'appobation des Demandes d'Achat émises
Les DA émises sont automatiquement envoyées vers l'ERP via un composant Google App Engine.

Emission et validation des investissements
Google Docs, RunMyProcess

Réaliser une interface composée de tableau de valeurs avec calcul dynamique
Workflow de validation

Monitoring des mails

Réaliser un composant Web capable de réceptionner des mails, et de générer un reporting automatiquement en fonction du contenu des mails.

Tous ces travaux ont été réalisés dans des technologies 100% en mode SaaS (Google Apps, Google App Engine, RunMyProcess), sur la base de configurations, de développements javascripts et de développement java/python (App Engine).

La gestion des formulaires et workflows avec RunMyProcess

2011-01-09T22:59:00.000-08:00

Cet article présente les possibilités offertes par le logiciel RunMyProcess pour gérer des formulaires et workflows spécifiques en mode SaaS, en intégration forte avec votre domaine Google Apps.

RunMyProcess est un éditeur Parisien qui propose une solution 100% SaaS de BPM (Business Process Management), soit une suite logicielle complète permettant de créer des formulaires sur mesures, et d'y brancher sur des workflows correspondant au processus de travail de l'entreprise. Quelques exemples typiques:

Un formulaire de demande d'achat
Un formulaire de validation des demandes de déplacement
Un formulaire de demande de congés
Un formulaire d'ouverture de tickets pour les clients ou usagers d'un service

Pour traiter tout de suite la question "combien cela coûte t il ", RunMyProcess est facturé 30€ par utilisateur et par an.

Intégration au système d'information

RunMyProcess étant en mode SaaS, on peut se demander comment faire pour gérer l'intégration au système d'information, avec par exemple les thèmes suivants:

Single Sign On
Utiliser une liste de fournisseurs à jour
Utiliser une liste de références articles à jour
Récupérer sur l'ERP interne l'ensemble des données validées par le workflow
Utiliser une liste de client à jour

A cette question il y a deux réponses, selon le lieu de stockage des données :

RunMyProcess propose des centaines de connecteurs pré configurés qui permettent de récupérer ou de mettre à jour sans développement des informations dans différents systèmes SaaS, par exempe Google Apps, Atlassian, Amazon, ...
Nous avons développé un composant logiciel permettant le dialogue entre un serveur FTP et les données de RunMyProcess, ce qui évite toute complication technique du coté de l'intranet (pas de serveur Web à maintenir).

Le Back Office de RunMyProcess s'appuie fondamentalement sur deux interfaces de travail:

Une outil de création de formulaire: Sélection des objets par glisser/déplacer (zone html, liste de choix, saisie libre, champ calculé, pièces jointes, etc...). Sur chaque objet une zone de configuration permet de définir les propriétés attendues: par exemple s'appuyer sur une liste de choix du référentiel ou générer un ID unique pour le formulaire.
Un outil de création de workflow (norme BPMN) permettant de créer des workflows dynamiques et paramétrables, du plus simple au plus complexe, sans la moindre ligne de code.

Exemple de formulaire et de workflow

Exemple de Workflow

Les connecteurs avec Google Apps étant complets, il est facile de réaliser des formulaires spécifiques s'appuyant sur les données Google Apps, puis mettant à jour des données dans Google Apps. Par exemple faire un workflow de validation documentaire qui permette d'uploader un document puis de la mettre en pièce jointe dans un Google Site.

L'avantage de RunMyProcess par rapport à une solution de développement traditionnelle est un gain de temps considérable, mais également une facilité de maintenance, puisqu'on reste à un niveau de configuration et de javascript.

Au final, on pourrait dire que l'ensemble Google Apps + RunMyProcess adresse en mode SaaS, pour un coût très limité, un périmètre fonctionnel équivalent à la messagerie Lotus + les bases Lotus Domino.

Google Apps avec Infomaniak

Le Cloud Computing sera créateur d'emplois

2010-11-11T23:05:00.000-08:00

Le Cloud Computing, qui mutualise un grand nombre de tâches d'installation, d'industrialisation et d'exploitation, permet de déployer des solutions logicielles complètes en un temps record: Par exemple un individu seul, sans réaliser d'exploit technique ou humain, peut configurer et mettre à disposition une messagerie pour 2000 personnes en 48 heures, avec une solution telle que Google Apps. Quelles sont les conséquences pour l'emploi de ces nouvelles techniques ?
Au premier abord on pourrait penser que cela va détruire de l'emploi. Si on peut faire plus avec moins de personnel, alors il y aura moins d'emplois dans le secteur informatique. Mais ce raisonnement est faux, car il fait un amalgame entre les nouvelles solutions, disponibles en Cloud Computing, et le secteur très vaste de l'informatique.

Vu avec une loupe, le raisonnement reste éventuellement valable : Pour le périmètre de la messagerie, on obtient dans la plupart des cas un meilleur résultat avec une messagerie en Cloud Computing, qu'avec une installation personnalisée. On peut donc considérer que le nombre de personnes employées à faire fonctionner un système de messagerie devrait diminuer. Même dans ce cas particulier, le raisonnement n'est peut être pas valable. Voyons pourquoi.

Prenons tout d'abord des TPE. La plupart utilisent des services gratuits @monprovider.fr, qui sont donc déjà gérés en mode "Cloud", et qui étant gratuits sont peu susceptibles de générer des emplois.

Prenons ensuite le cas des PME. Deux solutions se présentent, la première étant de faire fonctionner en interne un serveur de mail. Pour en avoir parlé avec de nombreux responsables informatiques dans des sociétés entre 20 et 300 personnes, il arrive souvent que les compétences internes leurs permettent d'administrer sans difficulté particulière leur serveur : Ces sociétés là n'ont pas besoin du Cloud, et ne rentrent pas dans notre analyse. D'autres PME ont recours à un contrat d'externalisation de leur messagerie. Et qu'on ne s'y trompe pas, le montant de ces contrats est en moyenne très faible. Bien entendu il y a tous les prix, mais d'une manière générale, les messageries type MDaemon ou autres proposées en hébergement représentent en moyenne un montant du même ordre de grandeur que celui des Google Apps Edition Premier. C'est le service qui est bien inférieur, que ce soit au niveau des fonctionnalités ou de la disponibilité.

Pour finir abordons le cas des grandes entreprises. L'exemple emblématique en Europe est bien sûr Valeo. Plusieurs dizaines de milliers de salariés utilisent Google Apps quotidiennement. Comme toute grande entreprise, VALEO a émis des besoins spécifiques, et mené les projets nécessaires à leur réalisation. Déport de l'authentification vers un serveur tiers, annuaire personnalisé: les projets mis en œuvre autour de la solution Google Apps sont loin d'être négligeables. Nous n'avons pas ici le détail des coûts, mais il est certain que la mise en place de Google Apps au sein de VALEO ne s'est pas faite en un claquement de doigts, et sollicite durablement un personnel compétent. Si VALEO a fait appel à Cap Gemini pour déployer Google Apps, ce n’est pas pour un projet informatique réduit à sa plus simple expression.
On voit donc que même en ciblant les fonctions de messagerie, le raisonnement qui consiste à dire que les solutions Cloud détruisent de l'emploi n'est pas forcément applicable. Qu'en est-il alors pour les autres secteurs de l'informatique ?

D'après 01 Informatique (Edition de novembre 2010), 12% du secteur des services informatiques dans le monde est consacré à SAP. Autrement dit l'utilisation d'un logiciel puissant par son niveau de paramétrage, aussi bien que par ses possibilités d'intégration, amène à faire travailler un grand nombre de personne pour répondre aux besoins des métiers. Imaginons maintenant que SAP soit accessible en Cloud Computing, hébergé dans les Datacenter géants de la firme, répartis dans le monde. Les projets d'intégration deviendront ils simples tout d'un coup ? Personne ne peut croire à cela. Les projets informatiques sont simples, quand le besoin est simple, mais ils sont complexes, quand le besoin informatique est complexe. Les Systèmes d'Information de demain seront bâtis sur des briques Cloud, interfacées avec des solutions 100% spécifiques. C'est la manière de concevoir les SI qui va être bouleversée, pas le nombre d'emplois occupés par ce secteur. Les Systèmes d'Informations représentent de plus en plus un facteur de compétitivité, et vont donc continuer à faire l'objet d'investissements importants. Le Cloud favorise l'innovation par la puissance et la rapidité de mise en œuvre de certaines fonctions ou composants, cela va rendre encore plus attractif les Systèmes d'Informations, pour le bénéfice de l'ensemble de la communauté des informaticiens.

Résumons : Le secteur de l'informatique n'est pas un gâteau que l'on partage. L'arrivée du Cloud Computing favorise l'innovation dans les DSI, et permettra la mise à disposition d’outils plus puissants, plus rapidement. L'intégration de ces outils dans les processus métiers représente le défi des informaticiens de demain, qui seront tout aussi nombreux qu'aujourd'hui.

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Priorité à la sécurité avec les Google Apps

Le premier calendrier collaboratif d'équipe pour Google Apps

2010-10-20T05:50:00.000-07:00

Au contact de nos clients, nous sommes parfois confrontés à des besoins fonctionnels auxquels nous ne savons pas répondre de manière satisfaisante, en restant dans le standard des Google Apps. Quand l'un de ces besoins nous semble tomber sous le sens, parce qu'il est simple, et qu'on comprend instantanément sa valeur ajoutée, alors nous savons qu'il y a du sens à développer cette fonction et à la mettre à disposition de nos clients.

Nous annonçons dès aujourd'hui la prochaine mise à disposition, via la Google Apps Marketplace, de la première fonction de calendrier collaboratif d'équipe. De quoi s'agit il ? Tout simplement de la possibilité de constituer une équipe au sein d'un domaine Google Apps, puis de transférer en seul clic une réunion de l'un des membres vers un autre.

Agences immobilières, équipes de commerciaux, équipes de techniciens, ou plus généralement groupes de personnes amenées à s'échanger des réunions, cette fonction est faite pour vous. Entièrement construite autour des Google Apps, il n'y aucune installation nécessaire, l'activation est faite en trois clics et le service disponible immédiatement.

L'équipe Ogys vous donne donc rendez vous très prochainement sur la Google Marketplace pour découvrir cette extension.

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Pourquoi passer d'une solution mail traditionnelle à Google Apps ?

2010-09-15T12:50:00.000-07:00

Google Apps apporte beaucoup par rapport à une solution de messagerie traditionnelle telle que Microsoft Outlook, Lotus Notes, MDaemon ou un client Thunderbird connecté à un serveur de mail en pop ou en imap. On peut décliner ces avantages selon quatre grands axes d'amélioration:

Simplicité
Sécurité
Productivité
Innovation

Simplicité
Un seul environnement de travail, dépourvu de fonctionnalités complexes, proposant des fonctions à la fois simples et performantes. Pas de sous menus pour se perdre, des temps de réponses toujours bons, quelle que soit la quantité de données traitées. Les mails, les contacts, les calendriers, les intranets, les documents partagés : Tout est accessible via une interface unique.

Sécurité
La notion de sécurité recouvre un ensemble de notions très différentes les unes des autres : Tout d'abord GMail possède l'un des meilleurs anti spam du marché. Passer sous GMail est la garantie pour vous de ne plus être submergé par des spams, qui soient malveillants, ou plus simplement publicitaires. La sécurité de vos données professionnelles signifie également qu'elles ne risquent pas d'être perdues, même en cas de crash majeur dans l'un des Data Center Google. Pour s'en persuader, on pourra lire cet article qui décrit dans les grandes lignes la politique de redondance des données mise en oeuvre par Google. Pour finir, stocker vos données professionnelles sous Google Apps, à condition d'utiliser un vrai mot de passe (éviter le prénom de vos proches...), vous garanti un niveau de protection contre les intrusions proche de l'état de l'art de la sécurité informatique. Peu de sociétés peuvent investir autant de compétences et d'énergie que Google sur ce sujet.

Productivité
Qu'on ne s'y trompe pas. En dépit de son faible coût, Google Apps propose un ensemble de fonctionnalités et d'interfaces qui en font une suite professionnelle hautement productive. Le fait que GMail soit gratuit ne change rien à l'affaire. Le fait que GMail propose 37 possibilités d'actions depuis son écran principal, contre plus de 200 pour Microsoft Outlook, n'est pas le signe d'une pauvreté fonctionnelle, mais plutôt d'un meilleur travail sur l'ergonomie et les performances réalisé par les concepteurs de GMail. Chez Ogys nous avons rencontré, et persuadé, de nombreuses personnes d'utiliser GMail plutôt qu'un client traditionnel de messagerie. Le délai d'adaptation est de "instantané" à "quelques mois", selon les habitudes prises et les usages. A terme, la simplicité, la performance, et l'universalité des accès à GMail (n'importe quel navigateur internet, sur n'importe quel système d'exploitation) rendent le jeu inégal. Un autre exemple de gain de productivité avec la fonction de recherche universelle, qui permet de retrouver ses données professionnelles, avec la même efficacité que la recherche de "google.com".

Innovation
Les solutions traditionnelles proposent toutes le même paradigme : Choisir une solution stable, qui deviendra inévitablement obsolète au fil du temps, ou réaliser des montées de version, ou pire des changements d'outils, qui occasionnent toujours surcoût et perte de temps. Google Apps est disponible uniquement en SaaS (via un navigateur Web, les données et l'application sont hébergées dans les Datacenter Google). Chaque évolution mise à disposition par Google est immédiatement disponible pour votre entreprise. Alors que les solutions traditionnelles sont figées, vous pouvez bénéficiez - Si elles vous intéressent, des nouvelles fonctionnalités livrées chaque semaine.

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Deux évolutions attendues pour Google Site

2010-08-26T04:01:00.000-07:00

Ces derniers mois on pouvait rester un peu sur sa faim en consultant la liste des évolutions de Google Site. L'outil ne semblait pas bénéficier du même flot de nouveautés que les autres applications de Google Apps. Les deux évolutions annoncées cette semaine vont répondre à de nombreuses attentes, et il ne fait aucun doute qu'elles auront du succès.

Barre de navigation horizontale. Google Site ne proposait auparavant que la possibilité de gérer un menu sur une barre latérale verticale. A moins d'utiliser un gadget personnalisé, les possibilités de présentation de la navigation étaient donc limitées. Il est désormais possible de mettre en place une barre de navigation horizontale, avec un certain nombre de possibilités de personnalisation: Bouton de navigation de type "Zone", "Onglet" ou "Lien", couleurs du texte et de l'arrière plan, déclinées pour l'affichage, le pointage et la sélection.

Footer ou "pied de page". Le pied de page peut être construit avec l'éditeur html de google Sites, ou bien pour les connaisseurs, en insérant directement le code HTML. Le site ogys.fr comporte désormais un pied de page, cela peut servir à illustrer l'intérêt de cette fonction.

D'autres nouveautés sont dignes d'intérêt, bien que plus limitées:

Lors de l'insertion d'un document Google (par exemple un tableau de valeurs contenu dans une spreadsheet) dans un google Site, un lien permettant d'ouvrir le document en modification est systématiquement proposé. Nous pouvons confirmer l'intérêt de cette fonction : En effet nous avons chez Ogys pris l'habitude, lorsque nous construisons des intranet chez nos clients, de systématiquement ajouter un lien vers le document affichés dans les Google Site.
Pour finir, l'ajout d'une section "Eléments supprimés" dans l'interface d'administration de Google Sites fera des heureux, à lire les nombreux posts écrits autour de ce thème.

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Administration des utilisateur par organisation

2010-07-20T20:36:00.000-07:00

Une évolution majeure du panneau d'administration Google Apps Edition Premier et EDU, permet désormais de segmenter les utilisateurs par groupes, pour gérer de manière indépendante les services qui leurs sont proposés.

La mise en oeuvre est en trois étapes:

Créer la structure de l'organisation, qui se présente sous la forme d'une arborescence. On pourra par exemple créer une organisation par site géographique, ou bien par nature d'activité.
Déplacer les utilisateurs vers telle ou telle organisation, ou sous - organisation
Pour chaque organisation, décider des services qui doivent être actifs ou pas

La liste des services qui sont contrôlés via cette fonctionnalités est la suivante:

Contacts
GMail
Google Calendar
Google Docs
Google Groups
Google Sites
Google Talk
Video

Cette nouvelle possibilité rendra plus simple l'administration dans les domaines comportant un grand nombre d'utilisateurs. Actuellement pour un domaine comportant plus d'une centaine de comptes mails, la navigation reste assez sommaire. Le fait de répartir ces utilisateurs par organisation permettra la visualisation et la bonne gestion des comptes.

Par ailleurs la gestion des services par organisation augmente le contrôle de l'administrateur sur les fonctions ouvertes ou non aux collaborateurs : Cela améliore la sécurité, en cloisonnant si besoin les différents pans des données Google Apps selon des critères géographiques, d'activité, etc...

Par exemple décider qui a droit d'accès à l'intranet (Google Sites). Les fonctions de partage des Google Sites permettent bien de gérer les accès à chaque site, mais la nature "systématique" du contrôle de l'accès à ce service apporte une garantie utile.

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Une vraie signature dans GMail

2010-07-10T18:53:00.000-07:00

Depuis quelques semaines le rythme des évolutions s'est singulièrement accéléré pour les Google Apps. Aujourd'hui c'est GMail qui en bénéficie: Il donne (enfin) la possibilité de créer une signature élaborée, avec notamment des photos ou des images. La possibilité d'intégrer un logo dans un mail est une pratique répandue dans les mails à caractère commerciaux.

L'interface de création de la signature est accessible depuis GMail dans Paramètres / Général. Elle se présente sous la forme d'un éditeur HTML. Il est possible d'enregistrer plusieurs signatures qui sont liés aux différents comptes GMail utilisés. Cet article explique comment configurer GMail pour envoyer des mails avec différentes adresses, depuis une même boîte mail.

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Priorité à la sécurité: Protégez vos données avec Google Apps

2010-07-06T08:10:00.000-07:00

Cet article est la traduction non officielle du post original publié sur le Blog officiel "Google Enterprise".

Le Vendredi 4 juin

Pour la plupart des entreprises, rester au fait des alertes de sécurité quotidiennes est aussi aisé que d'attraper une poignée de sable. Quelle que soit la force avec laquelle on serre le poing, des grains de sable finissent toujours par passer au travers. Les DSI font souvent face à ces difficultés seules, en dépit de leurs autres tâches de supports aux entités métier. Comme des milliers d'entreprises le découvrent chaque jour, il est possible de s'appuyer sur l'expertise technique de Google pour mieux gérer ses problématiques de sécurité, en déployant Google Apps.

Se sentir à l'aise avec des données stockées dans le nuage ("in the Cloud") implique d'avoir confiance dans le prestataire de service ainsi que dans les pratiques et politiques qu'il met en oeuvre. Dans un monde ultra-connecté, comprendre comment les données vont être protégées à beaucoup plus de sens que de savoir où elles vont être stockées physiquement, dans tel ou tel Datacenter. Nos clients nous demandent d'être transparents, et nous y travaillons d'arrache pied. Par exemple, au début de l'année nous avons divulgué des informations concernant une cyber attaque lancée contre Google et au moins 20 autres grandes entreprises de différents secteurs de l'industrie.

Dans la continuation de nos efforts de transparence, nous publions aujourd'hui un nouveau livre blanc dédié à la sécurité des Google Apps, pour permettre à nos clients d'en savoir plus sur les méthodes, processus et technologies en place au sein des Google Apps. Nous faisons évoluer et perfectionnons en permanence la sécurité de nos systèmes, et nous travaillons chaque jour à leur protection contre les nouveaux dangers.

Google Apps dispose d'une infrastructure de sécurité robuste et étendue, qui dispose entre autres des caractéristiques suivantes:

Nos Data Centers sont protégés par des contrôles de sécurité physique élaborés, et l'accès aux informations est contrôlé à de multiples niveaux.
Nous stockons les données de nos clients en fragments répartis sur une multitude de serveurs, et aux travers de multiples Data Centers. Cela permet de bénéficier d'une disponibilité et d'un niveau de sécurité supérieurs à ce qui peut être fait en stockant toutes les données sur un seul serveur. Quand seuls des fragments de données sont conservés dans un seul lieu, les chances qu'une panne matérielle ou logicielle puisse aboutir à la perte d'une quantité significative d'information sont considérablement réduites.
Nous déployons nos patchs rapidement au travers de racks de serveurs identiques, pour garantir un bon niveau logiciel à tous nos utilisateurs. Cela réduit significativement la charge de travail des administrateurs IT.
Les administrateurs peuvent définir le contrôle des accès avec le niveau de granularité souhaité, pour les documents, calendriers, et les toutes les autres informations stockées dans le Cloud.
Le large périmètre de déploiement des Google Apps aide à détecter les risques de sécurité au travers du Web, et à préparer une défense appropriée.
Des systèmes redondants impliquent la réplication des données au travers de multiples Data Centers, pour garantir la disponibilité et la remise en marche du système en cas de désastre.
Nous avons de solides équipes de professionnels de la sécurité qui sont dédiées à la protection des données de nos clients

Visitez ce site pour en savoir plus sur la sécurité et la protection des données pour les écoles.

Nous apprécions vos commentaires, tout en continuant à travailler dur à améliorer et à maintenir la confiance que l'on nous accorde.

Rédigé par : Eran Feigenbaum, Directeur de la sécurité, Google Enterprise

Google Apps donne la possibilité de modifier les données saisies dans un formulaire

2010-06-18T15:26:00.000-07:00

Nous avions déjà rédigé un article sur la manière de modifier en profondeur le design d'un formulaire. Mais cela nécessite une compétence technique, un serveur Web, bref toutes sortes de choses qui n'apparaissent pas toujours sympathiques à tout le monde. Voir l'article.

Certaines évolutions parlent plus que d'autre. Tout dépend des usages de chacun. Pour rappel, l'outil de création de formulaire de Google Apps, intégré aux feuilles de calculs, présentent un certain nombre d'avantages:

Création utltra simplifiée, n'importe qui y parviendra
Le "saut de page" : Permet de diviser le formulaire en plusieurs pages, l'internaute peut revenir à la page d'avant à tout moment, ce qui est confortable pour lui
En choisissant le type de question "Choix multiple", puis en cochant "Ouvrir une page en fonction de la réponse" : Cela permet de créer des aiguillages vers telle ou telle page en fonction de la réponse de l'internaute à l'une des questions.
L'objet grille permet de poser beaucoup de questions dans un tout petit espace
Si les personnes qui répondent au formulaire, il est possible de récupérer leur login, en plus de la date de soumission
Une grande facilité à exploiter les résultats, automatiquement consolidés dans une Google spreadsheet

Nouveauté de la semaine, une petite évolution qui change tout
Désormais, en cochant la Check Box "Autoriser les utilisateurs à modifier les réponses", il est possible de revenir à plusieurs reprises sur le formulaire pour y modifier les données et les soumettre à nouveau. Chaque personne qui reçoit le formulaire a donc un lien différent, et persistant, qui lui permet de revenir autant de fois qu'il le veut sur le formulaire pour le modifier ou le compléter.

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Bien préparer votre projet de migration vers Google apps

2010-06-05T02:27:00.000-07:00

Il y a de nombreuses situations qui amènent à se poser la question de la rénovation de votre système de messagerie, soit les fonctions de mails, agendas, contacts, chat:

• Resté en l’état, sans montée de version depuis des années, votre système de messagerie est-il vieillissant ?
• Votre messagerie est-elle hétérogène ? Quoi de plus courant qu’une partie de l’entreprise gérée avec un serveur Exchange, l’autre avec Lotus Notes, et une filiale en pop sur un webmail ?
• Votre messagerie pose-t-elle de sérieux problèmes de disponibilité ?
• Les fonctionnalités proposées par votre système actuel sont elles trop limitées ?
• Les utilisateurs réclament-ils des espaces de stockage plus important pour leurs mails ?
• Les coûts de licence ou de fonctionnement sont ils trop élevés ?

Il y a autant de bonnes raisons d’envisager Google Apps pour répondre à ces problématiques:

• Hébergé par Google, un système Google Apps est toujours à la dernière version. Vous n’aurez plus à gérer de montée de version. Néanmoins, vous restez maître de votre domaine Google Apps, en décidant d’activer, ou pas, les nouvelles fonctionnalités ou logiciels livrés.
• La marque de fabrique de Google Apps est la simplicité d’utilisation et de déploiement. Ajouter un utilisateur prend quelques secondes, car toutes les tâches techniques sont supprimées. L’ensemble des services peuvent être activés depuis le tableau de bord Google Apps.
• L’indisponibilité des mails est inacceptable pour votre entreprise. Google Apps Edition Premier vous apporte une garantie de 99,9% de disponibilité des mails. Google s’occupe du bon fonctionnement des mails de votre entreprise avec un savoir faire reconnu : Plus de 100 millions d’utilisateurs sont là pour en témoigner.
• Google Apps propose un périmètre fonctionnel riche, et en constante évolution. En exploitant les fonctions standards de GMail, GTalk, Calendar, Contacts, fortement intégrés, on bénéficie déjà de l’une des solutions les plus complètes du marché.
• A propos du stockage : 7 Go/utilisateur en version gratuite, 25 Go en Edition Premier, de quoi voir venir... N’oubliez pas, avec GMail, vous bénéficiez de l’efficacité de la recherche Google, sur vos données.
• Le coût pour finir, est extrêmement bas. Pour autant Google Apps est bien une solution qui en terme de sécurité, de fonctionnalités, de performance, et de disponibilité, se situe à l’état de l’art des solutions actuellement connues, y compris en comparant aux systèmes complexes hébergés tels que Microsoft Exchange ou Lotus Notes.

La messagerie de votre entreprise est critique : Elle impacte 100% de vos utilisateurs, souvent pour des activités critiques. La bascule vers un autre système de messagerie doit être gérée comme un projet critique:
• Définition des objectifs
• Plan de travail
• Dérouler chaque étape rigoureusement
• Prévoir, à l’avance, le moyen de revenir en arrière si besoin

L’offre Google Apps est complétée par un ensemble d’outils et d’utilitaires, qui permettent de déployer les services attendus progressivement, dans le respect du plan de travail définit. Que se soit pour une migration de donnée, une cohabitation entre deux systèmes, une réplication des mails, il existe toujours des solutions. On retrouve là l’une des grandes forces du SaaS: Les fonctions de base du système à déployer sont opérationnelles, sans avoir à s’en occuper : pas de serveur ni de software à installer. L’équipe projet peut donc se consacrer entièrement à l’intégration technique et fonctionnelle au sein de l’entreprise.

Dans un projet Google Apps il n’y a pas de développements complexes, pas d’exploits techniques nécessaires. Il y a par contre un ensemble de configurations et d’outils à mettre en œuvre : Tout doit être déroulé dans l’ordre, sous peine de provoquer des problèmes techniques ou fonctionnels. Ne prenez pas de risque dans votre projet de migration Google Apps, faites le avec un spécialiste. Chez Ogys nous exerçons au quotidien cette activité: Nous nous appliquons à en expliquer les étapes, puis à les dérouler avec la plus grande rigueur, pour garantir une bascule sereine, aussi bien aux responsables IT qu’aux utilisateurs finaux.

Combien coûte un projet de bascule vers Google Apps ?

Dans la plus grande majorité des cas, il nous est possible, en une demi heure de conversation téléphonique, plus quelques questions ultérieures, de vous proposer un devis. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à nous contacter.

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La fascinante évolution continue des fonctions Google Apps

2010-05-20T22:41:00.000-07:00

Il y a quelque chose de tout à fait fascinant dans l'usage de Google Apps : C'est le fait que tous les utilisateurs sont en permanence à la dernière version du logiciel.

Le premier avantage, évident, est qu'il n'y a plus de montée de version à gérer. Quand une nouvelle fonction est livrée, est l'est en toute compatibilité avec les fonctions et données déjà existantes dans le domaine Google Apps. Pour les organisations de taille importante, il sera nécessaire de mettre en place un processus capable de définir, parmi les dernières fonctions mises à disposition, lesquelles doivent être ouvertes à l'ensemble des utilisateurs. En effet le fait que l'on utilise une application en mode SaaS ne doit pas vouloir dire que l'on perd le contrôle : Les fonctions d'administration des Google Apps permettent d'exercer ce contrôle.

Mais ceci n'est un gain que pour le département "IT". Il y a quelque chose de beaucoup plus intéressant, et cette fois ce sont bien les utilisateurs qui sont gagnants : L'évolution continue des fonctionnalités Google Apps, permet la découverte progressive du logiciel. Les utilisateurs intéressés, peuvent être abonnés aux Google Apps Update Alerts, et ainsi recevoir chaque semaine (parfois chaque jour...), un mail présentant les dernières fonctions mises à disposition. Ce mode de diffusion de l'information permet à chacun de découvrir de nouveaux potentiels, de creuse des sujets, à son rythme. En quelque sorte on est dans un logique complètement opposée à la traditionnelle documentation de 250 pages et de la formation sur site de 4 jours.

Ces dernières semaines ont été un festival de nouveauté. Il y a un peu de tout, des petites et des grandes fonctions, mais c'est bien cela qui fait la richesse de ce flux d'information continue : Pas trop de classification - toujours restrictive - une continuité d'information, des liens vers les articles en ligne, des forums, et le tour est joué. Quelques exemples de nouveautés récentes ( 8 Mails d'alerte reçus depuis le 1er Mai)

Pour l'administrateur : rendre un utilisateur invisible dans les contacts partagés

Copier un onglet d'une feuille de calcul Google à une autre

Google Calendar Connector for Lotus Notes: Pour gérer les disponibilités des personnes aussi bien depuis Lotus Notes que depuis Google Calendar

Amélioration de l'outil Google Drawing Editor.

Interopérabilité améliorée pour les Google Apps Scripts : JDBC, invocation d'un script depuis une page Web

Mise à disposition de Google Wave au sein de Google Apps

Nouvelle charte graphique pour Google Calendar, homogène avec les autres services

Feuilles de calcul Google spreadsheet: Tri; mise en surbrillance des cellules référencées dans une formule

24 nouveaux thèmes graphiques pour les formulaires

Google Docs: Caractères spéciaux, Dictionnaire, commentaires améliorés

Encore une fois, il est possible pour chaque organisation d'activer ou pas les nouvelles fonctionnalités, comme par exemple Google Wave. Il est possible pour chaque utilisateur d'utiliser ou pas les nouvelles fonctionnalités des Google Docs, Google Spreadsheet. Au final, l'utilisateur progresse au rythme de l'application, sans rupture, sans inquiétude particulière, car les fonctions sot livrées par petites touches et l'on s'y habitue donc naturellement.

Les formations peuvent être utile en fonction du profil des utilisateurs. Chez Ogys, notre spécialité, c'est de convaincre les utilisateur d'adopter GMail à la place de Microsoft Outlook ! Comment nous y prenons nous ? Tout simplement en présentant les fonctions basiques de l'outil, en mettant en avant la productivité qui s'en dégage. Démonstration à l'appui "Vous constaterez que les performances du système sont excellentes", cela fonctionne presque à tout les coups. Un deuxième conseil : Ne jamais présenter GMail comme une obligation, mais plutôt comme une alternative. En moyenne il faut 6 mois à un utilisateur pour se rendre compte que Microsoft Outlook ne lui sert plus à rien.

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Tirer le maximum des Google Apps script

2010-05-11T08:24:00.000-07:00

Depuis septembre 2009, on peut développer au sein des feuille de calcul google des scripts. De quoi s'agit-il ? A quoi cela sert il ? Quel est le niveau de compétence nécessaire à la mise en oeuvre de ces petits programmes ? Cet article à pour objectif de présenter les Google Apps Script, pour vous permettre de tirer le meilleur profit des données de votre entreprise hébergées sur Google Apps.

En quelques mots les Google Apps script permettent de faire circuler les données Google Apps, d'un service à un autre, d'un utilisateur à un autre.

On pourrait présenter la chose autrement : Les Googles Apps script sont à Google Apps ce que les macros VBA sont aux fichiers Excel. Pourquoi est ce intéressant ? Parce que avec Google Apps vous êtes "sur le web", vos données sont accessibles depuis n'importe où. Une macro Excel, même bien conçue et développée, est condamnée à rester accessible aux personnes étant "proches sur le réseau", soit le même site LAN. Vos développements en javascript Google Apps seront accessibles à toute personne qui aura un accès au document.

Côté fonctionnel, que va t on pouvoir faire avec des Google script ?
Les Google scripts permettent de lire et d'écrire sans complexité technique dans les services suivants :

Feuilles de calcul Google (spreadsheet)
Agendas Google
Contacts
Google Sites
Dossiers Google Docs

Ils proposent quelques services en plus :

Possibilité d'envoyer des mails
Accès aux appels SOAP (Web services)
Possibilité de planifier les traitement à intervalles réguliers
Une classe permet d'utiliser les outils de traductions Google...

En quelques mots, c'est surtout à chaque entreprise d'inventer la vie qui va avec ces quelques simples exemples :

Récolter les données dans plusieurs feuilles de calcul et formulaires Google, dans un agenda, les reformater,
Publier le contenu html ainsi créé dans un Google Site, soit créé tout exprès, ou bien ajouter des pages à un site existant
Envoyer un mail aux personnes présentes dans l'un des groupes de votre carnet d'adresse avec un lien vers le site ainsi mis à jour...

On peut faire le scénario dans l'autre sens :

Parcourir un ou plusieurs Google Sites pour récupérer les derniers articles,
Utiliser ces informations pour mettre à jour une feuille de calcul
Toutes les personnes ayant configuré (en deux clics) une notification sur cette feuille de calcul google recevront alors un mail d'alerte...

N'oublions pas que l'on peut depuis une feuille de calcul Google récupérer les données d'un ou plusieurs autres feuilles de calcul. Et que peut on faire dans une feuille de calcul Google ? A peu près la même chose que dans un document Excel, à deux différences près :

Les performances d'Excel sont tout de même meilleures pour manipuler un volume important de données
Les feuilles de calcul Google sont accessibles à n'importe quelle personne ayant les autorisations
Les feuilles de calcul Google peuvent être intégrées à un google site pour en faciliter l'accès

Nous avons chez Ogys réalisé sur cette base "feuille de calcul + Google sites" des fonctions complètes de pilotage projet : indicateur d'avancement, saisie des temps, budget consolidé, tableau de bord de pilotage.

Coté technique
Il s'agit de programmes javascript, langage connu par la plupart des "développeurs Web". Les objets javascript mis à disposition sont extrêmement simples dans leur description et leur fonctionnement. Tout simplement, ils permettent de naviguer dans la plus grande majorité les données des Google Sites, des feuilles de calcul, des contacts, sans aucune complexité technique superflue. Les Google Apps script sont associés à une feuille de calcul Google, et peuvent être édités au moyen de la console en ligne proposée par Google. Quoi que relativement basique, elle fonctionne bien, elle dispose entre autres d'une fonction de Log. Même avec une connexion bas débit (250Mb/s), il est possible de développer...

Créer un site intranet en une ligne de code :

mySite = SitesApp.createSite("ogys.fr", "nom-de-mon-site",
"titre de mon site", "résumé du site");

Ajouter une page dans ce site avec du contenu html

myPage = mySite.createWebPage("nouvelle page", "nouvelle-page",
"mon texte formaté ici");

Ajouter un utilisateur en lecture sur le site

mySite.addCollaborator("user@ogys.fr");

On pourrait continuer longtemps comme cela, mais au risque de dupliquer le contenu de la documentation Google, mieux vaut aller directement voir l'original.

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Deux évolutions d'ergonomie significatives pour GMail

2010-04-18T05:42:00.000-07:00

Cette semaine nous découvrons deux évolutions qui apportent un confort supplémentaire à GMail :

La possibilité d'insérer des pièces jointes via un "drag and drop" depuis Windows Explorer vers GMail. C'est la moindre des choses dirons les utilisateurs des systèmes traditionnels Microsoft Outlook et Lotus Notes. L'exemple par l'image :

Deuxième amélioration, la possibilité de créer une invitation directement depuis GMail, en vérifiant la disponibilité des destinataires du mail.

Ces deux fonctions sont à l'image de GMail : D'un usage totalement intuitif, aucun besoin de documentation, de formation, ou d'explications complémentaires pour en tirer avantage.

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Intégrer Google Apps au poste bureautique

2010-03-17T19:30:00.000-07:00

Découvrez nos tutoriaux expliquant comment synchroniser les logiciels Windows live Mail et Microsoft Outlook à la messagerie, aux calendriers et aux contacts Google Apps. On pourra rester sous son logiciel habituel de messagerie sans se rendre compte que la machinerie est celle de Google.

Utiliser Offisync permet d'enregistrer ses documents sous Google Apps, sans la moindre complication technique:

OffiSync : Intégrer Office et Google Apps

Par ailleurs vous pourrez découvrir quelques possibilités de Google Sites en lisant ce tutorial :

Formulaire et tableau de bord

Pour finir, Google vient d'annoncer la mise à disposition de Google Apps Migration for Microsoft Exchange. De quoi s'agit-il ? D'un outil qui permet de transférer non seulement les mails, mais également les données de calendrier et de contacts vers Google Apps. Une fonctionnalité qui vient compléter la gamme déjà riche des outils développées par Google, qui facilitent la migration des environnements Lotus Notes et Microsoft Exchange vers Google Apps.

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Le Disaster Recovery selon Google

2010-03-07T15:45:00.001-08:00

Cet article est une traduction non officielle de la récente annonce de Google concernant la mise en oeuvre du Disaster Recovery pour les Google Apps.

Serez-vous prêt quand le désastre frappera ? C'est une question difficile pour de nombreux administrateurs IT, parce qu'y répondre avec assurance requiert en général à la fois de l'argent, une très grande complexité, et de croiser les doigts. Heureusement il y a plus simple.

En prenant pour exemple la messagerie, regardons quelques moyens utilisés par les entreprises pour protéger leurs données. Idéalement une petite entreprise réalise des backups de ses mails. Elle possède un serveur de mail, et copie les données chaque jour ou chaque semaine vers une bande. Si quelque chose se passe mal, il faut retourner cherche la bande et restaurer les données sauvegardées lors du dernier backup. Mais les informations créées après le plus récent backup sont définitivement perdues.

Les entreprises plus grandes ajouteront un SAN (Storage Area Network), qui est un emplacement consolidé de tous les stockages. Les SANs sont coûteux, et même avec cela, vous ne résolvez pas votre problème si votre data center tombe. Les plus grande entreprises construisent donc un autre data center à un autre endroit, avec un nouvel ensemble de serveurs mails identiques, un autre SAN et du personnel pour les gérer.

Mais si, par malheur, le désastre frappe vos deux data centers, c'est fichu (A voir cette expérience d'un client avec un feu). C'est pourquoi les grandes entreprises vont souvent construire le deuxième data center très loin, dans une "zone de risque" différente, ce qui crée encore plus de problèmes de management. Ensuite il faudra s'assurer que le SAN primaire est connecté au SAN backup, il faudra donc mettre en place une bande passante suffisamment robuste pour faire circuler l'information sans handicaper le réseau. Il y a d'autres solution de backup, mais l'histoire reste la même : Quand la redondance augmente, les coûts et la complexité sont multipliés.

Les clients de Google Apps n'ont aucun besoin de se soucier de tout cela pour les données qu'ils créent et stockent sous Google Apps. Ils bénéficient de ce qui se fait de mieux en matière de Disaster recovery gratuitement, qu'elle que soit leur taille. C'est l'une des nombreuses raisons qui ont décidé la ville de Los Angeles à choisir Google.

Comment savoir si une solution de disaster recovery est suffisamment robuste ? C'est en principe mesuré selon deux axes : RPO (Recovery Point Objective) et RTO (Recovery Time Objective). Le RPO est la quantité de données que l'on accepte de perdre si les choses se passent mal, et RTO est le temps qui s'écoule entre le désastre et le rétablissement du service.

Pour une grande entreprise utilisant des SANs, les cibles RTO et RPO sont égales ou inférieures à une heure: Plus c'est cher, moins c'est long. Cela peut signifier qu'une grande entreprise qui dépense beaucoup d'argent pour ses sauvegardes, souhaite perdre tous les mails envoyés pendant une heure après la chute du système, et ne peut pas utiliser son système de mail pendant une heure. Les entreprises sans SANs devront transporter les bandes entre les data center, on peut donc imaginer que leurs RPOs et RTOs doivent atteindre des jours. Comme pour les petites entreprises, ils doivent souvent tout redémarrer de zéro.

Pour les clients de Google Apps, notre cible RPO est zéro (aucune perte de données), et notre cible RTO est le temps de basculement. Nous réalisons cela grâce à une réplication synchrone : Chaque action réalisée dans GMail est répliquée simultanément dans deux data centers, ce qui fait que si un data center tombe, nous pouvons instantanément transférer les données sur l'autre, qui a également répliqué les actions.

Notre objectif est de ne perdre aucune donnée lors du transfert d'un data center à l'autre, et de transférer les données si vite que l'on ne se rende même pas compte qu'il y a eu une interruption. Bien entendu, aucune solution de backup n'est absolument parfaite, mais nous avons consacré énormément d'énergie à nous en approcher.

Il ne s'agit pas uniquement de préserver les comptes GMail. Le même niveau de réplication des données est appliqué à toutes les principales applications de la suite Apps : Google Calendar, Google Docs et Google Sites.

Certaines entreprises ont également adopté la réplication synchrone, mais cela est encore plus couteux que tout ce que l'on a déjà mentionné. Pour un backup de 25 Go de données en réplication synchrone, une entreprise peut facilement dépenser de 150$ à plus de 500$ en stockage et en coûts de maintenance, et cela pour chaque employé. Cela ne prend même pas en compte le coût des applications. Le prix exact dépend d'un grand nombre de facteurs, tels que le nombre de fois où les données sont répliquées, et le choix du fournisseur.

A minima, une entreprise peut limiter le nombre de réplications, au mieux elle peut réaliser plusieurs copies pour toutes les données. Nous répliquons également les données plusieurs fois, et les 25 Go de données GMail par employé sont sauvegardées gratuitement. De plus des espaces de stockage sont mis à disposition via les applications Google Docs, Google Sites et Google Vidéo. Il se peut que d'autres éditeurs proposent également des solutions en Cloud computing, mais n'imaginez pas qu'ils sauvegardent les données dans plusieurs data center.

Voici quelque une des raisons qui nous permettent d'offrir ce niveau de service. Premièrement, nous exploitons un grand nombre de puissants data centers simultanément pour des millions d'utilisateurs, ce qui nous aide à réduire les coûts tout en accroissant la robustesse et la redondance. Deuxièmement, nous ne gaspillons pas d'énergie et d'argent à laisser un data center en "stand by" jusqu'à ce que quelque chose se passe mal - Nous pouvons répartir la charge entre les data centers selon le besoin.

Pour finir, nous avons des connexions extrêmement rapides entre nos data centers, ce qui nous permet de transférer les données très rapidement d'une ferme de serveurs à une autre. Cela nous permet de répliquer en même temps de grandes quantités de données.

L'un des avantages les plus convaincants du Cloud Computing est sa capacité à faciliter l'accès à la technologie. Que se soit pour disposer d'une boîte mail de 25 Go, de la vidéo pour l'entreprise, de la réplication synchrone, ou de quantité d'autres services, Google Apps donne aux entreprises de toutes tailles l'accès et des technologies qui n'étaient jusqu'à présent accessibles qu'à des grandes entreprises. Et cela est disponible pour un coût considérablement moins élevé que les alternatives sur site, sans les soucis habituels de montée de version, de patch et autres actions de maintenance du logiciel.

Personne n'aime se préparer au pire des scénarios. En utilisant Google Apps, vous n'avez plus à vous soucier de cela.

"Posted by Rajen Sheth, Senior Product Manager, Google Apps". *article original en Anglais.

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Pourquoi l'achat de DocVerse par Google est important

2010-03-06T15:04:00.000-08:00

Google a officiellement annoncé le 5 mars 2010 le rachat de DocVerse. C'est une petite société, créée en 2007, on pourrait penser que cela n'a pas beaucoup d'importance. Détrompez-vous, ce rachat va donner à Google un argument percutant de plus face à Microsoft.

Tout d'abord une visite sur le site de DocVerse nous apprend ce que nous attendions : l'équipe DocVerse travaille à l'intégration de ces fonctionnalités à Google Apps. De quoi s'agit ' il ? Tout simplement d'éditer à plusieurs en même temps un document Office : Word, Powerpoint ou Excel.

Un petit historique peut être ici nécessaire : Google Apps ne proposait dans un premier temps que la possibilité de stocker en ligne des Google Docs, presentation et spreadsheet. Depuis début 2010, il est possible de stocker en ligne n'importe quel fichier, sans nuire à son intégrité. Des outils astucieux tels que Offisync permettent de bénéficier, en tout simplicité, ce cette possibilité directement depuis Office.

Microsoft annonce la possibilité de travail collaboratif sur Microsoft Office 2010, il semble que Google s'apprête à faire la même chose, également sur Office 2010, mais tout en bénéficiant des puissantes fonctions des Google Apps.

Attendons quelques mois, pour juger et tester sur pièce, le moment venu.

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Combien de serveurs à livrer ? 40 000 par mois s'il vous plaît !

2010-03-02T20:42:00.000-08:00

"À partir du 2 mars 2010, le système Google Analytics sera indisponible de 07:00 à 23:00 (heure du Pacifique) pour cause de maintenance."

Voilà ce que l'on peut lire sur le site Google Analytics depuis quelques temps. Comment, même Google, le champion de la haute disponibilité, la super star du datacenter, est contraint de proposer à ses visiteurs une message d'avertissement concernant une indisponibilité ?

Il est vrai que Google Analytics est un outil gratuit, ce qui est étonnant quand on connait sa richesse fonctionnelle. Mais finallement je trouve cela plutôt rassurant. Même chez Google, on a des problèmes de maintenance, des traitements batch à lancer, des bugs à corriger...

L'émergence du Cloud Computing est souvent comparée à l'industrialisation de la production d'électricité. Quelques chiffres pourront nous aider à bien comprendre.

Une DSI d'une grande société coté au CAC 40 gère moins de 10 000 seveurs. Microsoft en exploiterait 500 000, tandis que Google caracole en tête avec 2 millions de machines. Quelles que soient les compétences des personnels en charge de ces sujets, ces chiffres montrent que l'écart entre les DSI et les hébergeurs se creusent de plus en plus rapidement. Le savoir faire acquis dans la gestion de ces fermes de serveur donne un avantage compétitif aux hébergeurs et finallement aux utilisateurs finaux. Les DSI qui sauront tirer parti de cette nouvelle donne, pourront répondre aux besoins des métiers plus rapidement et à moindre coût.

Au rythme actuel, l'écart de puissance disponible entre une DSI et un datacenter de premier rang, pourra être similaire à l'écart entre le groupe électrogène de la cabane à frites du quartier et la centrale nucléaire de la région.

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Le SaaS transorme le processus de choix des outils informatiques

2010-02-12T14:39:00.000-08:00

Quel est l'impact de l'offre Saas sur les études préalables informatiques ? Vu de très loin il ne devrait pas y avoir de différence : Prendre connaissance de l'état de l'art, choisir une liste restreinte de solutions à étudier, les évaluer, et enfin décider. Reprenons chacune de ces étapes pour comprendre en quoi l'offre Saas ouvre de nouveaux horizons.

Etat de l'Art
Cette étape là ne change pas. L'offre logicielle en matière d'outil de messagerie, collaboration, pilotage de projet, gestion documentaire, est pléthorique. Il est strictement impossible de faire une liste exhaustive dans la mesure ou des milliers d'outils existent.
Une question préalable : La DSI autorise t elle les équipes projets à prendre en compte l'offre SaaS, et selon quels critères ? Ces critères devront probablement être plus restrictifs que pour des applications installées sur site, dans la mesure où l'on délègue à l'éditeur la gestion de la sécurité des données.

Etablir une liste restreinte de solutions
Quels sont les sources d'information qui permettent de sélectionner un logiciel "pour test" ? La documentation officielle du produit, les conseils d'un intégrateur, une recherche sur internet vers les forums ou toutes autres sources d'informations extérieures, une présentation du produit par l'équipe commerciale... En complément, les logiciels SaaS vont pouvoir être testés "En vrai", dans la mesure où la plupart proposent une version soit gratuite, soit limitée dans le temps, soit limitée fonctionnellement. Quoi de mieux que deux ou trois heures de manipulation d'un outil pour bien comprendre ce pour quoi il est fait ? Une séance de ce type viendra compléter idéalement les autres sources d'information.

Evaluer les solutions
Une fois la liste restreinte établie, il s'agit d'étudier dans le détail les avantages et inconvénients de chaque solution : Réponse au besoin fonctionnel, qualification technique, coût. La réponse au besoin fonctionnel reste le sujet principal : Quoi de mieux que d'impliquer la maîtrise d'ouvrage dans le choix de l'outil en phase d'évaluation ? L'offre SaaS donne alors la possibilité de faire tester, le cas échéant, plusieurs solutions. Cela est très coûteux à mettre en oeuvre avec une offre classique hébergée... Le fait que de nombreux éditeurs ou intégrateurs soient prêt à réaliser des Proof Of Concept ne change rien à l'affaire : Sur site cela reste complexe à gérer parce qu'il faut mettre à disposition des serveurs et des compétences.

La qualification technique de la solution envisagée a été évoquée. Qu'est ce que cela signifie dans le cas d'une offre en Cloud computing ? La réponse reste à définir par chaque DSI, en fonction des contraintes et des exigences sur la sécurité et l'intégrité des données. Pour plus de souplesse et d'ouverture sur l'offre en SaaS qualifiée, il faudra mettre en regard des contraintes exigées, la criticté des fonctions et des applications hébergées. Reste t il des benchmarks ou tests de charge à réaliser dans le cas de l'évaluation d'une offre en Cloud Computing ? Tout dépend du rapport entre le client et l'éditeur. Si par exemple, nous branchons 10 000 utilisateurs d'un coup sur GMail, il n'est pas nécessaire de mener préalablement des tests de charge. En effet ils ne représentent qu'une part infime des 90 millions d'utilisateurs dans le monde. Par contre le dimensionnement des liaisons internet est à vérifier. De même on pourra s'intéresser à la performance et à la stabilité des API fournies par l'éditeur, au cas ou des passerelles techniques devraient être construites.

Mettre en oeuvre
Une grande nouveauté avec l'offre SaaS, c'est qu'il devient envisageable de faire du jettable. Pour répondre à un besoin précis et urgent, un mode projet typiquement, on est souvent contraint à choisir une solution sur étagère. L'offre de la DSI peut maintenant s'ouvrir aux fonctions proposées en SaaS. C'est donc une opportunité pour sortir du reproche habituel des maîtrises d'ouvrage "trop long, trop cher".
Mais il ne faudrait pas restreindre l'usage du mode SaaS à des sujets au périmètre limité. La capacité d'intégration de l'offre en Cloud Computing ,(pour s'en persuader, on pourra se pencher sur les Api Google Apps) permet d'envisager de nouvelles manières de construire le SI. La gouvernance du SI et SaaS ne sont pas incompatibles.

En conclusion, l'émergence rapide de l'offre Cloud est une opportunité pour les DSI de répondre plus rapidement et à moindre coût aux besoins exprimés par les projets et les métiers. Tout reste à construire : Nouveaux modes de fonctionnement pour l'évaluation technique et fonctionnelle, l'implication des utilisateurs finaux, le contrôle des coûts, la gouvernance du SI. L'offre SaaS est en rupture avec l'offre hébergée; néanmoins, la transformation en profondeur de l'écosystème informatique restera progressive.

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Trois améliorations dans Google Docs

2010-01-28T14:38:00.000-08:00

C'est bien l'un des avantages du SaaS : Les évolutions fonctionnelles sont mises à disposition, sans avoir à lever le petit doigt... Les trois évolutions annoncées aujourd'hui vont améliorer l'ergonomie de Google Docs.

Thumbnail view

Pour voir d'un seul coup d'oeil le contenu des documents stockés sous Google Docs ... On visualise les documents au format Google, les images, mais pas les documents Office.

Amélioration de la recherche sous Google Docs

C'est l'un des points forts des logiciels Google. Une fonction de recherche exhaustive et performante transforme l'expérience utilisateur. Les deux fonctions présentées ici améliorent l'ergonomie de la recherche.

La suggestion de recherche

C'est le fameux "Vous devriez essayer avec cette orthographe" du moteur de recherche Google. L'analyse des mots clés permet de proposer ces même mots clés sans erreur de frappe - ou faute d'orthographe, et c'est très pertinent dans la plupart des cas.

La suggestion de résultat

Voilà une fonction qui permet de retrouver un document avant même d'avoir cliquer sur "Rechercher". Encore quelques secondes de gagnées pour retrouver les informations recherchées.

Taille maximale des documents envoyés sur Google Docs.

La taille maximum d'un document stocké sous Google Docs est maintenant de 1 Go, quelle que soit l'extension de celui ci.

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Google Apps, coexistence et intégration au Système d'Information

2010-01-22T14:36:00.000-08:00

Comment profiter des dernières opportunités logicielles, en tenant compte de la réalité technique et fonctionnelle du Système d'Information ? Mettre en oeuvre une nouvelle application est une chose, l'intégrer à l'existant en est une autre. Ces problématiques paraîtront d'autant plus complexes que le saut technologique et fonctionnel est important.

Qu'en est il avec Google Apps ? Comment gérer la coexistence de Google Apps avec le système d'information en place, et son intégration y est elle possible ? Chaque étape d'un projet de bascule pose des problèmes spécifiques. Cet article fait une synthèse des outils qui permettent d'y répondre.

Migrer les données vers Google Apps

Deux types d'outils permettent de basculer les données d'un environnement à l'autre : D'une part les outils bureautiques qui basculent les données personnelles, stockées en local. D'autre part les outils centraux qui permettent aux administrateurs de piloter les campagnes de migration.

Des passerelles spécifiques sont développées et maintenues par Google en fonction des technologies en place : Microsoft Exchange, Lotus Notes, ou d'une manière plus générique le protocole IMAP. Pour répondre à des besoins spécifiques, des API dédiées à la migration rendront possible le développement rapide d'outils sur mesure. Ces API sont entre autres disponibles dans les filières de développements les plus connues, java, .NET, php.

Au final, le large éventail d'outils mis à disposition par Google permet de mettre en oeuvre un plan de migration sur mesure, adapté au contexte du projet.

Intégrer

Le soucis du détail est important pour favoriser l'adoption d'un nouvel outil. Certaines fonctions apportent leur contribution à une expérience positive: Par exemple un icône reconnaissable sur le bureau, un lien mailto: qui lance GMail, une authentification unique, un carnet d'adresses personnelles à jour, un annuaire à jour, contenant les informations de l'organigramme central, l'historique complet des mails, le classement par libellé à l'image des dossiers...

De même que pour la migration, Google Apps propose différents outils de synchronisation : on peut par exemple mettre à jour l'annuaire à partir des serveurs LDAP Microsoft Active Directory ou Lotus Domino. Si l'on ne dispose par de serveur LDAP, on pourra mettre à jour ces informations via l'interface standard Google Contact, ou bien par chargement de fichier CSV, ou encore depuis une interface développée spécifiquement...

La coexistence

Une intégration réussie passe souvent par un déploiement progressif. Au minimum, un projet pilote permet de qualifier la solution techniquement et fonctionnellement, de mettre en place les procédures de support si besoin, de préparer le plan de communication et de formation... On doit se préparer, pour une période plus ou moins longue, à gérer la coexistence de deux systèmes de messagerie.

Un premier point est la distribution des mails : Il existe de multiples solutions pour distribuer les mails via l'un ou l'autre des deux système de messagerie, avec ou sans duplication de mail. Ces solutions sont construites en mettant en oeuvre le paramétrages de champs MX sur les domaines et sous domaines, la duplication de mails, les alias de domaine Google Apps. Ces manipulations techniques sont transparentes pour l'utilisateur final qui conserve sont adresse mail habituelle.

Les possibilités d'intégration et de migration rendent la coexistence non seulement possible, mais transparente à l'usage. Il est même possible, pour les adeptes, de continuer à utiliser le mail, les contacts et le calendrier Microsoft Outlook en local, sans vraiment savoir que le coeur du réacteur est géré par Google Apps.

La réversibilité

Les mails représentent un volume de données considérable, mais d'une complexité limitée : Après tout il s'agit d'un message formaté et de ses pièces jointes. Les même API qui permettent la lecture et l'écriture dans Google Apps, peuvent être utilisées pour rappatrier tout ou partie des données. Il en est de même pour les autres données d'annuaire, de contacts, de documents et de sites intranet : Tout est accessible par programmation, via des services documentés et disponibles.

Le désengagement de Google Apps sera donc toujours possible, et ni plus ni moins compliqué que la bascule intiale : tout dépend de ce que l'on voudra faire des données récupérées. En allant un peu plus loin, un éditeur concurrent pourra développer les connecteurs permettant de basculer les données dans son système, où qu'il soit.

Les coûts

C'est l'un des grand avantage du Cloud : Le fait de ne pas avoir à dimensionner des infrastructures, à commander, installer et monitorer des serveurs, à installer un nouvel applicatif inconnu des équipes d'industrialisation, fait gagner un temps précieux et réduit singulièrement le budget du projet. L'essentiel de la problématique technique du projet est déportée chez le fournisseur. Les équipes techniques internes auront une disponibilité accrue. Elles pourront se consacrer aux cas spécifiques qui ne sont pas adressés par les outils Standards Google Apps.

La facturation en fonction du nombre de comptes mails ne peut être plus simple : Il ne reste plus qu'à bien optimiser ce nombre de comptes pour contrôler les coûts. Les coûts de maintenance seront en forte baisse par rapports aux solutions traditionnelles : plus de patch ou de montée de version à appliquer, un support aux utilisateurs réduit, grâce à une plus grande simplicité applicative, et l'absence de logiciel bureautique.

Le Management du changement

C'est bien le seul aspect du cloud computing qui n'est pas en rupture avec l'existant. La messagerie est un outil critique et utilisé par tous, il faut donc soigneusement organiser et dérouler le plan de communication et de formation du projet. Comme pour tout projet de changement, il faudra veiller d'une part, à ce que la réputation du nouvel outil soit positive, d'autre part à ce qu'aucun utilisateur ne se retrouve un jour seul face à son problème de messagerie.

Il faut reconnaître à Google un véritable savoir faire en matière d'ergonomie des applications. Ne laisser à l'utilisateur final que le strict nécessaire, et décider de supprimer tout ce qui n'est pas indispensable, voilà un modèle en rupture. D'autres suites logicielles ont tendance à accumuler les sous fonctions dans des sous menus qui restent inconnus et inutilisés par 95% des utilisateurs. Ici c'est bien l'expérience de l'utilisateur qui prime sur la somme des fonctions et sous fonctions disponibles. Cette simplicité va faciliter la gestion du changement.

Nous avons chez Ogys une grande habitude des formations à GMail : Nous constatons que même pour des utilisateurs peu portés sur les nouvelles technologies, le sentiment d'inquiétude disparaît rapidement, en moins d'une heure : C'est le temps maximum qu'il faut pour expliquer l'archivage selon GMail, les conversations, les libellés et les filtres.

En conclusion,

L'effort nécessaire pour basculer sous Google Apps est étroitement liée à l'existant. Dans un cas simple limité à quelques dizaines de comptes, une bascule peut être gérée en une semaine. Dans le cas d'un déploiement plus vaste, il faudra construire un planning de déploiement sur mesure, probablement progressif, et donc gérer la coexistence des deux mondes. Les possibilités poussées de synchronisation permettent d'envisager des déploiements sur des sous périmètres : Filiales, salariés en Home Office, postes bureautiques Light ...

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2009-12-30T14:33:00.000-08:00

Le déploiement de Google Apps pose la question du logiciel de messagerie sur le poste bureautique. L'abandon du client lourd de messagerie au profit de GMail représente un gain financier au niveau du poste client. Mais quand est il de l'expérience utilisateur ?

Ce qui rend l'expérience GMail convaincante

Une interface dépouillée, réduite au strict nécessaire. Pour pouvoir quantifier ce dépouillement nous avons fait l'exercice de compter le nombre de menus et sous menus accessibles sans clic depuis GMail, Lotus Notes et Microsoft Outlook. Bilan : 32 options pour GMail, contre plus de 190 possibilités pour Microsoft Outlook et plus de 200 pour Lotus Notes. Et pourtant, à aucun moment les utilisateurs GMail n'ont l'impression "qu'il leur manque quelque chose".
Les performances de la recherche et son caractère universel grâce à l'absence d'archives locales,
Pas de logiciel spécifique à lancer. En utilisant Chrome, l'ouverture de la boîte aux lettres GMail prend quelques secondes.
L'efficacité des filtres et libellés qui permettent un classement automatique des messages
Ces bénéfices pourront être présentés et argumentés. Néanmoins c'est l'usage qui aura valeur de preuve pour l'utilisateur. Voici un scénario fréquemment rencontré : Le fait d'utiliser GMail de manière ponctuelle peut avoir un effet d'entraînement. Petit à petit l'utilisateur perd l'usage de son client de messagerie traditionnel, et finit par l'abandonner complètement.

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Les grands acteurs de la messagerie professionnelle en Cloud Computing

2009-11-11T14:12:00.000-08:00

Avec une croissance de 20% par an, ce secteur d'activité est en évolution rapide. Pour rendre la comparaison possible, le tableau ci dessous résume de manière simpliste le coût "sans options" de la version payante et la capacité de stockage pour chaque solution SaaS.

Cisco
Google
IBM
Microsoft
Zoho
Editeur Nom de l'offre Prix / an / boîte mail Capacité de stockage Go
Cisco Webex Mail 42$ 5 Go
Google Google Apps Edition Premier 50$ 25 Go
IBM LotusLive iNotes 36$ 1 Go
Microsoft Exchange OnLine 60$ 5 Go
Zoho Zoho Mail 50$ 5 Go

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Editeur	Nom de l'offre	Prix / an / boîte mail	Capacité de stockage Go
Cisco	Webex Mail	42$	5 Go
Google	Google Apps Edition Premier	50$	25 Go
IBM	LotusLive iNotes	36$	1 Go
Microsoft	Exchange OnLine	60$	5 Go
Zoho	Zoho Mail	50$	5 Go